Erfolgreiches MVZ Management: Das sind die 5 wichtigsten Stellschrauben

Ein Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) erfolgreich zu führen, bedeutet mehr als nur die Versorgung der Patienten sicherzustellen. Gerade Geschäftsführer und ärztliche Leitungen stehen vor der Herausforderung, Wirtschaftlichkeit, Abrechnung und Personalmanagement effizient zu verbinden. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen praxisnah, welche fünf Stellschrauben Sie aktiv nutzen können, um Ihr MVZ wirtschaftlich optimal aufzustellen.

Warum MVZ wirtschaftlich führen entscheidend ist

MVZs sind längst nicht mehr rein medizinische Organisationen. Sie sind auch betriebswirtschaftliche Einheiten, die finanziell optimal aufgestellt sein müssen, um langfristig erfolgreich und patientenorientiert handeln zu können.

Unzufrieden mit der Profitabilität Ihres MVZs? Da sind sie nicht die Einzigen: rund zwei Drittel (64%) der MVZ waren 2022 mit der Höhe des Einnahmen-Überschusses unzufrieden und bewerteten diese als "schlecht".

Laut Kassenärztlicher Bundesvereinigung (KBV) liegt der durchschnittliche Gewinn pro MVZ je nach Fachrichtung und Träger zwischen 100.000 und 500.000 Euro jährlich, wobei 2017 rund 40% aller MVZ Verluste machte. Dabei hängt der Gewinn Ihres MVZ direkt davon ab, wie effizient Sie abrechnen, Personal strukturieren und wirtschaftliche Kennzahlen im Blick behalten.

Wir erleben in der Praxis häufig: Das nicht genutzte Potenzial liegt oft bei 10–20 % des Gesamtumsatzes. Dieses ungenutzte Potenzial kann oftmals allein durch optimierte Budgetnutzung und klare Controlling-Prozesse realisiert werden.

5 Stellschrauben für erfolgreiches MVZ Management

1. EBM Abrechnung effizient gestalten

Die EBM Abrechnung bildet das Fundament jedes kassenärztlich tätigen MVZs. Viele Geschäftsführer bzw. ärztliche Leiter verlassen sich hierbei zu sehr auf externe Abrechnungsdienstleister oder auf einzelne Mitarbeiter.

Doch: Ungenutzte Ziffern, veraltete Honorarvereinbarungen oder nicht korrekt dokumentierte Leistungen führen schnell zu Umsatzverlusten.

Praktischer Tipp: Führen Sie quartalsweise selbst auferlegte EBM-Audits durch. Prüfen Sie stichprobenartig abgerechnete Fälle auf Vollständigkeit. Durch ein Vergleich des Abrechnungsverhaltens Ihrer angestellten Ärzte untereinander, werden Unterschiede und Defizite in der EBM Abrechnung klar dargestellt. Tools wie MediPulse ermöglichen es Ihnen, abrechnungsrelevante Daten je nach Leistungserbringer strukturiert auszuwerten und zu vergleichen.

2. Ärzte richtig anstellen und steuern

Ob angestellter Facharzt oder Weiterbildungsassistent, jede Arztstelle kostet. Die richtige Balance zwischen Beschäftigungsumfang und Auslastung ist entscheidend für Ihre Wirtschaftlichkeit.

Behalten Sie dabei folgende Kennzahl im Blick: Umsatz pro Leistungserbringer. Umfragen zeigen, dass hier Unterschiede von bis zu 40 % zwischen verschiedenen MVZs bestehen.

Praxisbeispiel: In einem MVZ mit 5 Ärzten und 1,2 Mio. Euro jährlichem Umsatz zeichnete sich nach kurzer Zeit im MediPulse Dashboard ab, dass ein angestellter Arzt deutlich unter dem Schnitt der Kollegen lag. Obwohl er im gleichen Umfang Leistungen erbrachte, war die Abrechnung durch Nicht-Eintragung relevanter Ziffern lückenhaft. Die Lösung: Ein internes Abrechnungscoaching anhand konkreter Fallbeispiele der Kollegen und gezielte Steuerung durch klare Leistungsziele, die in Personalgesprächen offen kommuniziert werden können.

3. Controlling-Strukturen klar definieren

Wir bei MediPulse sehen es regelmäßig: In vielen MVZs fehlen standardisierte Controlling-Prozesse. Aktuell nutzen nur 4% aller MVZ eine professionelle Software, während 48% noch mit einem selbst erstellten Controlling-Tool arbeiten. Meist werden dazu händische Excel Tabellen geführt, die nicht nur ungenau, fehleranfällig und nicht auf dem aktuellsten Stand sind, sondern deren Pflege auch sehr zeitintensiv ist. Und selbst wenn alle Daten korrekt in die Tabellen eingefügt wurden, sprechen die Zahlen oft nicht für sich, sondern müssen erst aufwändig analysiert und mit vergangenen Daten verglichen werden, um aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten.

Tipp: Implementieren Sie ein digitales Controlling-Tool, das sich automatisch relevante Kennzahlen aus ihren bestehende Softwaresystemen und Finanzdaten zieht und diese graphisch aufbereitet. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern schaffen auch Transparenz im Management-Team und ggfs. gegenüber dem Träger Ihres MVZ.

4. Personalkosten im MVZ im Blick behalten

Neben den Arztgehältern machen medizinisches Fachpersonal und Verwaltung einen erheblichen Teil der Kostenstruktur aus.

Durchschnittlich waren Personalkosten 2022 in einem MVZ für rund 65% der Gesamtkosten verantwortlich.

Regelmäßige Überprüfungen der Personalschlüssel und der Produktivität einzelner Bereiche helfen hier Einsparpotenziale zu identifizieren.

Fragen Sie sich: Ist mein Abrechnungsbüro effizient ausgelastet? Welche digitalen Programme können meinen Angestellten Arbeit abnehmen? Passt der Personalschlüssel in der Anmeldung zur tatsächlichen Patientenfrequenz? Schöpfen meine angestellten Ärzte ihr Budget voll aus?

5. Benchmarking: Wie gut läuft Ihr MVZ im Vergleich zur Konkurrenz?

Vergleichen Sie Ihr MVZ regelmäßig mit ähnlichen Einrichtungen. Branchen-Benchmarks für MVZs können den Veröffentlichungen zum Honorarbericht der KBV zu entnommen werden und helfen dabei, die eigenen Kennzahlen einzuordnen.

Einige Beispiele für relevante Kennzahlen sind:

• Umsatz pro Leistungserbringer
• Personalkostenquote
• Gewinn vor Steuern (EBT)

Typische Fehler beim MVZ Management vermeiden

Selbst erfahrene Geschäftsführer und ärztliche Leiter übersehen häufig zentrale Punkte.

Fehlende Transparenz bei der Abrechnung

Wenn Sie nicht genau wissen, welche Leistungen abgerechnet wurden und welche nicht, verlieren Sie Kontrolle über die Ausnutzung des Budgets und Ihre Erlöse.

Unklare Verantwortlichkeiten im Team

Ob Controlling oder Abrechnung: Klare Zuständigkeiten sorgen für reibungslose Abläufe und verhindern böse Überraschungen im Honorarbescheid.

Zu wenig Fokus auf Wirtschaftlichkeit

Auch wenn optimale Patientenversorgung im Fokus des MVZ stehen sollte, darf die Wirtschaftlichkeit nicht als Nebenthema behandelt werden. Das kann langfristig existenzbedrohend sein.

3 Gründe weshalb Ihr MVZ MediPulse nutzen sollte

Wir von MediPulse haben genau für diese Herausforderungen eine Lösung entwickelt.

1. Digitale Finanz- und Controlling-Lösungen

Mit unserem digitalen Assistenten für die kaufmännische Geschäftsführung Ihres MVZs behalten Sie sämtliche wirtschaftlichen Kennzahlen im Blick - vom Umsatz und den Fällen pro Leistungserbringer oder Standort über Ihre Liquidität bis hin zu Kosten- und Gewinnprognosen.

2. Vom Bauchgefühl zur datenbasierten Entscheidung

Mit MediPulse können Sie die Leitung Ihres MVZ wieder selbst in de Hand nehmen. In Zukunft können Sie selbstbewusst datenbasierte Entscheidungen treffen, ohne sich auf kostspielige und intransparente Abrechnungs- oder Praxisberater verlassen zu müssen.

3. Einfache Integration in Ihre Praxisstruktur

Unsere Software ist schnell eingerichtet, funktioniert ohne lange Schulungen und lässt sich intuitiv bedienen. Sie sparen Zeit, Geld und Nerven.

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