Dr. Ahmad Sirfy, SmartPraxis München. Erfahrungen mit MediPulse.

Wir sind die SmartPraxis in München, mein Name ist Ahmad Sirfy, ich bin Facharzt für Allgemeinmedizin. Insgesamt sind wir sechs Ärztinnen und Ärzte: Ich arbeite mit Kolleginnen und Kollegen aus der Inneren Medizin und der Allgemeinmedizin zusammen, dazu kommen Assistenzärztinnen und Assistenzärzte.

Vor Ort haben wir vier Helferinnen: zwei MFA, eine Primary Care Managerin (PCM) und eine Physician Assistant (PA). Außerdem arbeiten zwei Personen bei uns in Management und Kundenservice.

Ich bin seit acht Jahren in dieser Praxis, und seitdem lerne ich jeden Tag: Ich bin nicht nur Arzt, sondern auch Unternehmer. Das ändert einiges. Man ist Arbeitgeber, man hat nicht nur den medizinischen Kopf, sondern viele andere Dinge, und all das muss jeden Tag zusammenpassen.

Gerade ändert sich einiges, vor allem in diesem Jahr, und im nächsten Jahr wird sich noch mehr ändern. Die Politik hat wichtige Entscheidungen getroffen. Für uns heißt das: Wir haben jetzt ein paar Monate Zeit, um zu reagieren, und müssen im nächsten Jahr anders wirtschaften. Das ist die Realität.

Die Gesetze ändern sich, die Politik denkt sich immer wieder etwas Neues aus, und die Bedingungen ändern sich massiv. Wir müssen uns anpassen. Leider müssen wir oft reagieren, statt zu agieren, aber wir müssen auch vorausschauend denken. Das weiß eigentlich jeder Unternehmer.

Absolut. Eine Praxis zu führen ist heute nicht mehr so wie vor ein paar Jahren. Man muss viel mehr auf seine Zahlen schauen und viel wirtschaftlicher arbeiten. Und man muss sein Team mitnehmen und ihm zeigen, worum es eigentlich geht: Welche Zahlen haben wir, und wie arbeiten wir zusammen? Wenn das Team das versteht, können wir gemeinsam etwas verändern.

Da fragen Sie den Richtigen. Wir leben die Digitalisierung, nicht umsonst heißen wir SmartPraxis. Für uns ist sie ein Selbstverständnis. Wir arbeiten effizienter, holen aber auch die Patientinnen und Patienten dort ab, wo sie abgeholt werden müssen. Sie arbeiten mit uns zusammen. Wir sind also nicht nur untereinander ein Team, sondern gemeinsam mit den Patienten, und so arbeiten wir effizienter.

Wir schöpfen die Digitalisierung sehr stark aus. Dadurch sind unsere Abläufe so effizient und unser Team ist mit diesen Abläufen so effizient geworden, dass wir deutlich weniger Personal brauchen als andere Praxen. Das ist natürlich wirtschaftlich interessant.

Die Frage ist: Was bedeutet Digitalisierung? Es geht nicht nur um digitale Werkzeuge, sondern um die besten Werkzeuge auf dem Markt und die besten Abläufe. Digitalisierung bedeutet für mich, Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Genau das merken wir im Alltag: Wir brauchen deutlich weniger Personal als andere Praxen.

Normalerweise arbeiten Arztpraxen mit zwei bis drei MFA pro Arzt. Bei uns ist es genau andersherum: Wir haben weniger als eine MFA pro Arzt, rund 0,9. Das zeichnet uns aus, und das ist Digitalisierung, die gut funktioniert.

Ich kenne meine Zahlen, aber ich kenne auch die Zahlen anderer Praxen, das bekommt man in Beratungssituationen mit. Wir arbeiten deutlich wirtschaftlicher und sind dadurch auch entspannter, weil wir so effizient arbeiten. Wir arbeiten hier seit dem ersten Tag so digital wie möglich, aber eine so gute MFA-Quote wie jetzt hatten wir noch nie.

Vor allem macht unser MFA-Team nicht nur Administratives, sondern auch richtige Behandlungen. Das ist die Zukunft: Eine gute MFA wird zur Leistungserbringerin. Das geht, soweit die Politik es zulässt, und mit dem Praxis-Patienten-Kontakt, den in einigen Hausarztverträgen auch eine PCM statt des Arztes leisten kann, ist es inzwischen möglich. Wenn die Prozesse gut sind, müssen die MFA nicht mehr Karten einlesen und Patienten registrieren, sondern können in der Medizin mitarbeiten.

Gute Frage, da müsste ich wohl einen Psychologen fragen. Am Ende ist es für mich so: Ich habe den Anspruch, gute Qualität zu liefern. Ich möchte gute Medizin machen, und diese Medizin soll jeden Tag bezahlbar bleiben. Das ist meine Aufgabe.

Als Unternehmer motiviere ich mein Team, gute Medizin zu machen, mit den Ressourcen, die uns wirklich zur Verfügung stehen. Das gelingt, ist aber nicht einfach. Ich kann das nicht trennen und sagen: Jetzt bin ich eine halbe Stunde Unternehmer und die nächste Stunde Arzt. Ich bin in jeder Minute Arzt und Unternehmer.

Absolut. Mein Ziel war seit dem ersten Tag in dieser Praxis, mehr Zeit für die Menschen zu haben. Und mit Menschen meine ich die Patienten, aber auch uns selbst, das Praxisteam. Wir haben jetzt mehr Zeit für die Behandlung und für die Medizin. Mit unseren Prozessen drücken wir das Administrative fast jeden Tag weiter nach unten.

Das sieht man schon daran, wie wir heute behandeln: Wir haben mehr Zeit zum Zuhören, für das Gespräch und für die Untersuchung, und sparen viel Zeit bei Verwaltung und Dokumentation. Das ist gute Digitalisierung.

Wir haben in der SmartPraxis Ziele, und die trägt das ganze Team. Sie entstehen in Kampagnen und in Personalgesprächen. Aber die Ziele müssen auch für alle sichtbar sein und bleiben. Das schaffen wir mit MediPulse: Wir definieren unsere Ziele, machen die Zahlen jeden Tag transparent und sichtbar und können diese Ziele steuern.

Denn man kann nichts steuern, was man nicht misst. Und messen können wir das jetzt, dank MediPulse.

Als Unternehmer kann ich jederzeit draufschauen. Ich habe mein Dashboard, ich habe meine Zahlen und verstehe auf einen Blick einiges.

Wir haben zum Beispiel Kampagnen, und für diese Kampagnen legen wir Ziele fest. Am Ende können wir messen und sofort sehen, ob wir erfolgreich waren oder nicht. Wir vereinbaren auch mit dem Personal Ziele und können sie dank MediPulse mitverfolgen, auch in den Quartalsgesprächen: Wir sprechen alle drei Monate miteinander und können die Ziele dann gemeinsam überprüfen.

Früher hatten wir die Zahlen auch, aber nur mit viel Aufwand. Wir mussten immer Excel-Tabellen ausfüllen und Diagramme erstellen lassen. Ich konnte die Zahlen oft nur punktuell sehen, zwei-, dreimal im Jahr, nicht jeden Tag. Manchmal war es dann zu spät, um zu reagieren. Jetzt kann ich jeden Tag reagieren. Das ist wunderbar.

Die Entscheidung für die Niederlassung habe ich damals bewusst getroffen. Schon als Assistenzarzt habe ich mir andere Praxen angeschaut und wollte immer ihre BWA sehen. Am Anfang habe ich davon nichts verstanden, aber mit der Zeit bekam ich ein Gefühl dafür, was es bedeutet, eine Praxis zu führen, und was Unternehmertum in diesem Bereich heißt.

Trotzdem: Obwohl ich das Gefühl hatte, für die Niederlassung bestens vorbereitet zu sein, war ich am Ende erschlagen. Von so viel Bürokratie und von so vielen Zahlen, die ich alle überblicken musste. Ehrlich gesagt habe ich das am Anfang unterschätzt, aber ich habe gelernt, damit umzugehen.

Eines war dabei immer wichtig: Wer nur aus dem Gefühl heraus reagiert, erreicht damit nicht unbedingt etwas Gutes. Man muss planvoll reagieren, und dafür braucht man gute Zahlen. Das war eine Reise: zu verstehen und zu lernen, wie ich meine Zahlen jederzeit haben und wie ich sie verstehen kann.

Als Unternehmer muss ich jeden Tag Entscheidungen treffen. Und ich habe gelernt: Wichtige Entscheidungen trifft man nicht nur aus dem Bauch heraus, sondern wenn man seine Zahlen und Fakten kennt. Das gibt mir MediPulse.

Das ist ein Problem, das viele Ärzte kennen: dass man die Motivation für Umsatzziele nicht hinbekommt. Wir kommunizieren ganz offen und transparent mit unserem Personal, vor allem mit den angestellten Ärztinnen und Ärzten. Sie wollen Medizin machen, und trotzdem ist es wichtig, immer im Hinterkopf zu behalten, wie wir wirtschaftlich arbeiten. Das brauchen wir, schließlich sind wir auch ein Unternehmen. Wir zeigen die Zahlen und die Ziele, die wir festlegen, vorher und nachher.

Im Personalgespräch ist wichtig, dass alles verständlich ist und die Übersicht wirklich stimmt. Dort vereinbaren wir Ziele, zum Beispiel Quartalsziele. Nach drei oder vier Monaten setzen wir uns wieder zusammen, schauen auf die Zahlen und fragen: Wo gab es Probleme? Oder eben: Wow, sehr gut erreicht. Das feiern wir manchmal auch gemeinsam.

Manchmal setzen wir uns auch Ziele für das ganze Team und sagen: Wenn wir sie erreichen, gibt es ein Frühstück auf meine Kosten, und ich setze mich dafür selbst an die Anmeldung und halte die Praxis am Laufen. Das habe ich neulich gemacht. Alle saßen beim Frühstück, und ich durfte die Anmeldung übernehmen. Das Team hat die Wette gewonnen, und das war gut so.

Wichtig ist diese Transparenz: dass das Personal jeden Tag auf einen Blick versteht, ob es seine Ziele erreicht hat und wo es gerade steht. Das ist noch einmal ein ganz anderes Motivationsgefühl.