Wie viele MFA pro Arzt? 2,8 Köpfe, aber 1,9 Stellen
Die Antwort hängt am Nenner: je Praxis, je Inhaber:in oder je Vollzulassung. Und Köpfe und Vollzeitäquivalente liegen um rund ein Drittel auseinander.
Auf die Frage nach der Besetzung gibt es drei richtige Antworten, und sie liegen um bis zu 29 Prozent auseinander. Der Grund ist nicht Unsicherheit in den Daten, sondern der Nenner: je Praxis, je Inhaber:in oder je Vollzulassung. Dazu kommt eine zweite Achse, die noch mehr ausmacht: Köpfe gegen Vollzeitäquivalente.
Dieser Beitrag nennt alle drei, erklärt die Lücke zwischen Köpfen und Vollzeitäquivalenten und zeigt, warum die Besetzungsfrage die Kostenfrage mit dem größten Hebel ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Je Inhaber:in waren es im Berichtsjahr 2023 2,8 Medizinische Fachangestellte nach Köpfen und 1,9 in Vollzeitäquivalenten. Nenner ist die Inhaber:in, nicht jede ärztliche Person.
- Je Praxis liegen die Werte bei 3,6 und 2,4, je Vollzulassung bei 2,9 und 1,9. Wer eine Zahl vergleicht, muss ihren Nenner mitvergleichen.
- Die Stellen liegen rund ein Drittel unter den Köpfen. Umgekehrt gerechnet überschätzt eine Kopfzahl die verfügbare Arbeitszeit um knapp die Hälfte.
- Der Grund ist belegt: 41 Prozent der Medizinischen Fachangestellten arbeiten höchstens 25 Wochenstunden, nur 29 Prozent über 35.
- Stadt und Umland unterscheiden sich im Stundenumfang, kaum in den Köpfen: 35 gegen 26 Prozent mit mehr als 35 Wochenstunden.
- Am Personal insgesamt hängt der größte Block: 58,0 Prozent der Aufwendungen oder 106.200 Euro je Inhaber:in. Diese Position ist breiter abgegrenzt als die Kopfzahlen und umfasst auch ärztliches Personal.
Drei Nenner, drei Antworten
Der Bericht weist dieselbe Besetzung in drei Bezugsgrößen aus. Für das Berichtsjahr 2023, jeweils nicht-ärztliches Personal insgesamt und darunter die Medizinischen Fachangestellten:
| Bezugsgröße | Nicht-ärztlich, Köpfe | Nicht-ärztlich, VZÄ | MFA, Köpfe | MFA, VZÄ |
|---|---|---|---|---|
| Je Praxis | 5,9 | 3,5 | 3,6 | 2,4 |
| Je Inhaber:in | 4,5 | 2,7 | 2,8 | 1,9 |
| Je Vollzulassung | 4,7 | 2,8 | 2,9 | 1,9 |
Die Unterschiede sind nicht Rauschen, sondern Definition. Je Praxis fällt der Wert am höchsten aus, weil in einer Praxis mehrere Inhaber:innen tätig sein können und sich das Personal auf sie verteilt. Je Vollzulassung liegt der Wert leicht über dem je Inhaber:in, weil auf 1,3 Inhaber:innen je Praxis nur rund 1,25 Vollzulassungen kommen.
Für den Vergleich mit der eigenen Praxis folgt daraus eine einfache Regel: Nur der Nenner, den die eigene Praxis tatsächlich hat, taugt als Maßstab. Eine Gemeinschaftspraxis mit drei Inhaber:innen vergleicht sich nicht mit dem Wert je Praxis, und eine Praxis mit einer hälftigen Zulassung nicht mit dem Wert je Vollzulassung.
Eine Einschränkung gehört an jede dieser Zahlen: Der Bericht zählt an dieser Stelle ausschließlich nicht-ärztliches Personal. Inhaber:innen und angestellte Ärzt:innen sind nicht enthalten, die Werte beschreiben also nicht die Gesamtbesetzung.
Warum Köpfe und Stellen um ein Drittel auseinanderliegen
Weil Teilzeit bei den Medizinischen Fachangestellten die überwiegende Beschäftigungsform ist. Der Bericht schlüsselt den Beschäftigungsumfang auf:
| Wochenstunden | Anteil der MFA |
|---|---|
| Bis zu 10 | 7 % |
| Über 10 bis 25 | 34 % |
| Über 25 bis 35 | 29 % |
| Über 35 | 29 % |
Die Anteile summieren rundungsbedingt auf 99 Prozent.
41 Prozent arbeiten damit höchstens 25 Wochenstunden, und nur 29 Prozent kommen über 35. Genau daraus entsteht der Abstand: Aus 2,8 Köpfen je Inhaber:in werden 1,9 Vollzeitäquivalente, also rund ein Drittel weniger.
Wirtschaftlich ist das der Unterschied zwischen einer Zahl, die man zählen kann, und einer Zahl, mit der man rechnen kann. Für den Dienstplan und die Führung sind Köpfe die richtige Größe, denn jede Person braucht Einarbeitung, Urlaubsvertretung und ein Gespräch. Für die Kapazität und für jeden Vergleich sind es die Vollzeitäquivalente.
Was daran wirtschaftlich hängt
Der größte Kostenblock einer Praxis, und zwar mit Abstand. Der Bericht weist dafür 2023 rund 106.200 Euro je Inhaber:in und einen Anteil von 58,0 Prozent an einer Aufwandssumme von 183.223 Euro je Inhaber:in aus.
Eine Abgrenzung gehört dazu, und sie ist wichtiger als sie klingt: Diese Aufwandsposition ist breiter als die Kopfzahlen oben. Der Bericht definiert sie als alle Personalaufwendungen für ärztliches wie nicht-ärztliches Personal. Die 58,0 Prozent hängen also am Personal insgesamt und nicht an den 2,8 Medizinischen Fachangestellten allein. Die Besetzungsfrage ist damit keine Personalfrage, die neben der Wirtschaftlichkeit steht, sondern die Wirtschaftlichkeitsfrage mit dem größten Hebel.
Zwei Dinge folgen daraus. Erstens ist der Block strukturell und nicht über Konditionen beweglich: Er hängt an Arbeitsverträgen, und wie klein der verhandelbare Rest der Kostenseite dagegen ausfällt, rechnet der Beitrag zu den Praxiskosten durch. Zweitens ist der Anteil an den Aufwendungen eine andere Zahl als die Personalkostenquote am Umsatz; welchen Wert die eigene Praxis erreicht, rechnet der Personalkostenquoten-Rechner aus.
Stadt und Umland: wenig Unterschied in den Köpfen, mehr im Stundenumfang
Zwischen den Regionstypen unterscheidet sich vor allem der Vollzeitanteil, weniger die Zahl der Personen.
| Regionstyp | MFA je Praxis | Über 35 Wochenstunden |
|---|---|---|
| Stadt | 3,4 | 35 % |
| Umland | 3,8 | 26 % |
| Land | 3,5 | 27 % |
Die Stadt besetzt also mit weniger Köpfen, aber einem höheren Vollzeitanteil; das Land liegt mit 3,5 Köpfen und 27 Prozent zwischen beiden. Auf eine Stundensumme lässt sich daraus nicht schließen, weil der Bericht die Vollzeitäquivalente nicht je Regionstyp ausweist. Für eine Praxis, die ihren Wert gegen einen Durchschnitt stellt, heißt das: Die Köpfe allein sagen über die Kapazität nichts, solange der Stundenumfang nicht daneben steht.
Fachärztlich stärker besetzt, hausärztlich mit höherem Personalanteil
Die fachärztliche Versorgung ist durchgehend stärker besetzt. Je Inhaber:in stehen dort 4,9 nicht-ärztliche Mitarbeiter:innen und 2,9 Vollzeitäquivalente gegen 4,2 und 2,5 in der hausärztlichen Versorgung; bei den Medizinischen Fachangestellten sind es 3,0 gegen 2,7 Köpfe und 2,0 gegen 1,8 Stellen.
Der Abstand läuft damit der Kostenseite entgegen, denn die hausärztliche Versorgung weist 2023 mit 64,3 Prozent den höheren Personalanteil an den Aufwendungen aus. Ableitbar ist daraus nur die relative Aussage: Der Personalblock trägt dort einen größeren Anteil, weil die übrigen Aufwendungen anteilig kleiner ausfallen. Ob sie absolut niedriger sind, sagt ein Anteil nicht.
Die zweite Erhebung zählt anders und ist nicht verrechenbar
Eine zweite Erhebung kommt auf eine deutlich höhere Zahl, weil sie einen anderen Kreis zählt. Das Statistische Bundesamt weist für 2024 im Durchschnitt 9,9 tätige Personen je Arztpraxis aus. Diese Zahl zählt alle tätigen Personen, also auch Inhaber:innen und angestellte Ärzt:innen, und liegt erwartbar über den 5,9 nicht-ärztlichen Köpfen je Praxis des Zi-Berichts.
Verrechnen lassen sich die beiden nicht: verschiedene Erhebungen, verschiedene Jahre, verschiedene Abgrenzungen. Die Differenz von 4,0 Personen erklärt sich auch nicht allein durch die ärztliche Besetzung, sondern ebenso durch den anderen Erhebungskreis. Die zweite Zahl ordnet die Größenordnung also ein, ohne sie zu bestätigen.
Häufige Fehler
- Köpfe für die Kapazitätsrechnung nehmen. Die Stellen liegen rund ein Drittel darunter, die Kopfzahl überschätzt entsprechend um knapp die Hälfte.
- Den Nenner nicht mitvergleichen. Je Praxis, je Inhaber:in und je Vollzulassung sind drei verschiedene Zahlen für dieselbe Besetzung.
- Den nicht-ärztlichen Wert für die Gesamtbesetzung halten. Inhaber:innen und angestellte Ärzt:innen zählt der Bericht an dieser Stelle nicht mit.
- Zwei Erhebungen ineinander rechnen. Die 9,9 tätigen Personen des Statistischen Bundesamtes und die 5,9 nicht-ärztlichen Köpfe des Zi-Berichts messen Verschiedenes.
- Aus einem niedrigen Wert auf Sparsamkeit schließen. Er kann auch auf eine unbesetzte Stelle hindeuten, und die kostet Kapazität statt Geld zu sparen.
Was für die eigene Planung feststehen sollte
Drei Größen, und keine davon ist eine Kopfzahl:
- Die eigenen Vollzeitäquivalente, nicht die Zahl der Beschäftigten. Sie sind die Kapazität, gegen die alles andere gerechnet wird.
- Der eigene Nenner, also ob je Praxis, je Inhaber:in oder je Vollzulassung verglichen wird. Ohne ihn ist jeder Außenvergleich beliebig.
- Der Personalanteil an den eigenen Aufwendungen, weil er zeigt, wie viel Ergebnis an dieser einen Entscheidung hängt.
Der dritte Punkt braucht rechnerisch zwei Größen aus zwei Auswertungen, den Personalaufwand und die Aufwandssumme. Wer den Anteil nicht erst im Jahresabschluss sehen will, braucht die Kostenseite im Quartalsrhythmus; der Finanzmanager von MediPulse hält sie im Quartalsvergleich bereit. Welche Kennzahlen daneben gehören, ordnet der Beitrag zu den Praxiskennzahlen ein.
Datenstand und Vorbehalte
Datenstand: Zi-Praxis-Panel für das Berichtsjahr 2023, Statistisches Bundesamt für 2024. Die Zi-Werte sind gewichtete Mittelwerte über eine Stichprobe von 1.550 Praxen und beschreiben keine einzelne Praxis; sie zählen ausschließlich nicht-ärztliches Personal ohne Inhaber:innen und ohne angestellte Ärzt:innen. Die 9,9 tätigen Personen des Statistischen Bundesamtes zählen dagegen alle tätigen Personen einschließlich der Inhaber:innen und sind mit den Zi-Werten nicht verrechenbar. Der Abstand von rund einem Drittel zwischen Köpfen und Vollzeitäquivalenten, die Überschätzung um knapp die Hälfte in der Gegenrichtung und die 41 Prozent mit höchstens 25 Wochenstunden sind eigene Rechnungen aus den Angaben des Berichts; Personalaufwand, Personalanteil und Aufwandssumme sind dagegen ausgewiesene Werte. Die Aufwandsposition Personal ist dabei breiter abgegrenzt als die Kopfzahlen und umfasst auch ärztliches Personal. Zu Gehältern, Stellenplänen sowie arbeits- und tarifrechtlichen Fragen trifft der Beitrag keine Aussage; dafür ist eine arbeitsrechtliche Beratung die richtige Adresse. Die übrigen Angaben sind allgemeine Information und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Fazit
Die Frage nach der Besetzung hat drei richtige Antworten, und brauchbar ist keine ohne ihren Nenner: für die Kapazität die Vollzeitäquivalente, verglichen gegen den Nenner, den die eigene Praxis tatsächlich hat. Je Inhaber:in sind das 1,9 Stellen gegen 2,8 Köpfe. Der Abstand von rund einem Drittel ist keine Ungenauigkeit, sondern die Teilzeitstruktur des Berufs, und sie ist mit 41 Prozent bei höchstens 25 Wochenstunden belegt.
Wirtschaftlich ist das keine Randnotiz. Am Personal insgesamt hängen 58,0 Prozent der Aufwendungen. Wer die Besetzung in Köpfen plant, plant den größten Kostenblock der Praxis mit einer Zahl, die knapp die Hälfte zu viel Kapazität unterstellt.
Quellen
Häufige Fragen
Wie viele MFA kommen auf einen Arzt?
Im Berichtsjahr 2023 waren es je Inhaber:in 2,8 Medizinische Fachangestellte nach Köpfen und 1,9 in Vollzeitäquivalenten. Nenner ist dabei die Inhaber:in, nicht jede ärztliche Person; angestellte Ärzt:innen zählen im Nenner nicht mit. Je Praxis liegen die Werte höher, bei 3,6 und 2,4.
Warum liegen Köpfe und Vollzeitäquivalente so weit auseinander?
Weil Teilzeit die Regel ist und nicht die Ausnahme. Von den Medizinischen Fachangestellten arbeiten 7 Prozent bis zu zehn Wochenstunden und weitere 34 Prozent über zehn bis 25 Stunden. Nur 29 Prozent kommen auf mehr als 35 Stunden. Der Abstand beträgt damit rund ein Drittel.
Welche Bezugsgröße soll ich für meine Planung nehmen?
Für die Kapazität die Vollzeitäquivalente, für die Personalführung die Köpfe. Wer mit Köpfen die Kapazität rechnet, überschätzt die verfügbare Arbeitszeit um knapp die Hälfte. Wer umgekehrt mit Vollzeitäquivalenten Dienstpläne schreibt, übersieht, dass jede Person eigene Verfügbarkeiten, eigenen Urlaub und eigene Einarbeitung hat. Beide Größen haben ihren Zweck.
Zählt der Bericht auch angestellte Ärzt:innen mit?
Nein. Das Zi-Praxis-Panel weist an dieser Stelle ausschließlich nicht-ärztliches Personal aus. Inhaber:innen und angestellte Ärzt:innen sind darin nicht enthalten. Die Zahlen beschreiben deshalb nicht die Gesamtbesetzung einer Praxis, sondern nur ihren nicht-ärztlichen Teil. Wer die Gesamtbesetzung sucht, braucht eine Erhebung mit anderer Abgrenzung.
Unterscheidet sich die Besetzung zwischen Stadt und Land?
In den Köpfen wenig, im Stundenumfang deutlich. Je Praxis sind es in der Stadt 3,4 und im Umland 3,8 Medizinische Fachangestellte. Beim Beschäftigungsumfang arbeiten in der Stadt 35 Prozent über 35 Wochenstunden, im Umland 26 und auf dem Land 27 Prozent. Die Stadt besetzt also mit weniger Köpfen, aber höherem Vollzeitanteil.
Wie viel Kostenseite hängt an dieser Zahl?
Der größte Block überhaupt. Auf das Personal entfielen 2023 mit 106.200 Euro je Inhaber:in 58,0 Prozent aller Aufwendungen; diese Position umfasst ärztliches wie nicht-ärztliches Personal. Die Besetzungsfrage ist damit keine Personalfrage neben der Wirtschaftlichkeit, sondern die Wirtschaftlichkeitsfrage mit dem größten Hebel.
In mehreren schnell wachsenden Start-ups und als Projektleiter bei McKinsey hat Alexander Baule immer wieder dasselbe gesehen: Daten liegen in getrennten Silos, und Entscheidungen warten, bis jemand die Zahlen zusammenträgt. In Praxen ist es genauso, nur hat dort niemand ein Controlling-Team dafür. Bei MediPulse verantwortet er den Vertrieb und bringt aus jedem Gespräch Anforderungen ins Produkt.