Praxiskosten senken: höchstens 13 Prozent sind beweglich

Naheliegend ist bei steigenden Kosten das Verhandeln: bessere Konditionen beim Material, ein günstigerer Versicherungstarif, ein neuer Wartungsvertrag. Wie viel dieser Weg im besten Fall einbringt, lässt sich aus der Aufwandsstruktur einer Praxis ausrechnen, und das Ergebnis fällt kleiner aus als der Aufwand vermuten lässt.

Dieser Beitrag rechnet den Weg durch, benennt die Blöcke, an denen die Kostenseite tatsächlich hängt, und dreht die Frage am Ende um: Was ein zusätzlicher Euro Einnahme trägt, wenn er ohne zusätzliches Personal, ohne zusätzliche Fläche und ohne zusätzliches Gerät entsteht.

Das Wichtigste in Kürze

• Beweglich sind höchstens 13,0 Prozent der Aufwendungen, nach einer eigenen Zuordnung der Berichtspositionen und nicht nach dem Bericht selbst. Das sind rund 23.800 Euro je Inhaber:in.
• Zehn Prozent Nachlass darauf sind rund 2.380 Euro im Jahr, also rund 1,3 Prozent des mittleren Jahresüberschusses von 177.076 Euro.
• Gebunden sind 73,8 Prozent: Personal 58,0 Prozent, Miete einschließlich Nebenkosten 11,1 Prozent, Abschreibungen 4,7 Prozent. Zusammen rund 135.100 Euro.
• Der größte Block ist der unbeweglichste: Personal stieg zwischen 2020 und 2023 um 26,5 Prozent, die Gesamtaufwendungen um 17,6 Prozent.
• Von zehn Positionen sind zwei gesunken, und keine davon aus Sparsamkeit: die Abschreibungen um 22,0 Prozent wegen rückläufiger Investitionen, die Fremdkapitalzinsen um rund 200 Euro.
• In der Gegenrichtung trägt ein zusätzlicher Euro Einnahme rund 97 Cent, bei durchschnittlichem Material- und Laboranteil und ohne zusätzliches Personal, Fläche oder Gerät.

Was ein Nachlass von zehn Prozent bringt

Rund 2.380 Euro im Jahr je Inhaber:in, und damit rund 1,3 Prozent des mittleren Jahresüberschusses von 177.076 Euro. Das ist der Ertrag, wenn eine Praxis auf jeden Posten zehn Prozent herausholt, der sich innerhalb eines Jahres überhaupt neu vereinbaren lässt.

Die Herleitung steht in der Aufwandsstruktur. Grundlage ist das Berichtsjahr 2023 mit 183.223 Euro Aufwendungen je Inhaber:in, aufgeteilt in zehn Positionen. Sechs davon lassen sich neu vereinbaren, ohne dass ein Arbeitsvertrag gekündigt, Fläche aufgegeben oder der Investitionsplan geändert werden muss:

Position	Anteil	Je Inhaber:in
1. Material und Labor	5,2 %	9.600 €
2. Wartung und Instandhaltung	3,3 %	6.000 €
3. Versicherungen, Beiträge, Gebühren	2,9 %	5.300 €
4. Leasing und Miete von Geräten	0,7 %	1.300 €
5. Fremdkapitalzinsen	0,5 %	900 €
6. Nutzung externer Infrastruktur	0,4 %	700 €
Zusammen	13,0 %	23.800 €

Diese 13,0 Prozent sind eine Obergrenze und kein erreichbarer Spielraum. In den 5.300 Euro für Versicherungen, Beiträge und Gebühren stecken Kammerbeiträge und Verwaltungsgebühren, die sich nicht verhandeln lassen; der Bericht weist sie nicht getrennt aus. Der echte Spielraum liegt also unter 23.800 Euro, und wie weit darunter, hängt an der eigenen Aufstellung. Geräteleasing und Fremdkapitalzinsen stehen anders als Fläche und Abschreibung auf dieser Seite, weil ein Leasingvertrag ohne Standortentscheidung neu vergeben und ein Zins über eine Umschuldung angefasst werden kann, jeweils begrenzt durch die Laufzeit.

Zehn Prozent auf die 23.800 Euro sind 2.380 Euro. Zum Vergleich: Verschiebt sich der Personalanteil um einen einzigen Prozentpunkt nach oben, während die übrigen Positionen unverändert bleiben und die Aufwandssumme mitwächst, sind rund 4.470 Euro im Jahr fällig; die Herleitung steht im Beitrag zum Praxis-Dashboard. Der vollständige Verhandlungserfolg über sechs Aufwandspositionen bringt damit etwas mehr als die Hälfte dessen, was eine unbemerkte Verschiebung im größten Block kostet.

Damit ist die Verhandlung nicht sinnlos. 2.380 Euro sind 2.380 Euro, und die Posten sind in einem Durchgang abzuarbeiten. Gemessen an diesem Ertrag ist der Aufwand eines eigenen Projekts allerdings gegenzurechnen, und eine Antwort auf ein Ergebnisproblem ist der Betrag nicht.

Die Aufwandspositionen und ihre Veränderung seit 2020

Eine einzige Position macht mehr als die Hälfte aus. Der Bericht schlüsselt die 183.223 Euro je Inhaber:in für 2023 so auf, hier mit der Veränderung gegenüber 2020:

Position	Anteil	Je Inhaber:in	2023 zu 2020
Personal	58,0 %	106.200 €	+26,5 %
Sonstige	13,2 %	24.200 €	+14,2 %
Miete einschließlich Nebenkosten	11,1 %	20.300 €	+12,2 %
Material und Labor	5,2 %	9.600 €	+2,7 %
Abschreibungen	4,7 %	8.600 €	−22,0 %
Wartung und Instandhaltung	3,3 %	6.000 €	+34,3 %
Versicherungen, Beiträge, Gebühren	2,9 %	5.300 €	+7,9 %
Leasing und Miete von Geräten	0,7 %	1.300 €	+7,4 %
Fremdkapitalzinsen	0,5 %	900 €	−16,2 %
Nutzung externer Infrastruktur	0,4 %	700 €	+53,4 %
Zusammen	100,0 %	183.223 €	+17,6 %

Die Zeilenbeträge sind auf 100 Euro gerundet; ihre Summe ergibt 183.100 Euro gegen den Berichtswert von 183.223 Euro.

Eine Zeile verdient einen Hinweis. Die sonstigen Aufwendungen sind mit 24.200 Euro der zweitgrößte Posten, und der Bericht führt darin die Kraftfahrzeughaltung, die Fortbildungen und die übrigen betrieblichen Aufwendungen zusammen. Darin steckt Verhandelbares neben Notwendigem, ohne dass sich beides trennen ließe. Deshalb steht dieser Block in diesem Beitrag weder auf der beweglichen noch auf der gebundenen Seite.

Damit ergibt sich die Aufteilung, die diesem Beitrag zugrunde liegt: 73,8 Prozent gebunden, 13,0 Prozent höchstens beweglich, 13,2 Prozent nicht eindeutig zuordenbar. Wie diese Struktur in der eigenen betriebswirtschaftlichen Auswertung wiederzufinden ist, führt der Beitrag zur BWA in der Arztpraxis aus.

Warum knapp drei Viertel nicht beweglich sind

Weil sie an Verträgen und an Entscheidungen der Vorjahre hängen, nicht an Konditionen.

Personal, 58,0 Prozent. Der Block liegt in Arbeitsverträgen mit Kündigungsfristen und in Tarifentwicklungen. Er ist zugleich der Block, der am stärksten gewachsen ist: zwischen 2020 und 2023 um 26,5 Prozent, während die Gesamtaufwendungen um 17,6 Prozent zulegten. Über den Preis wird er zudem nicht kleiner, denn medizinische Fachangestellte führt die Bundesagentur für Arbeit in ihrer Engpassanalyse als Engpassberuf. Bewegen lässt sich der Block über Stellenzahl und Aufgabenzuschnitt, und das sind strukturelle Entscheidungen mit Vorlauf.

Am Umsatz gemessen fällt derselbe Block kleiner aus: 106.200 von 360.300 Euro Einnahmen sind rund 29,5 Prozent. Welche Kennzahl welche Frage beantwortet, ordnet der Beitrag zu den Praxiskennzahlen ein.

Miete einschließlich Nebenkosten, 11,1 Prozent. Der Mietvertrag läuft, und die Fläche ist nur mit einer Standortentscheidung kleiner zu machen. Der Bericht führt Miete und Nebenkosten in einer Zeile, weshalb der Energieanteil hier mitläuft, obwohl ein Liefervertrag für sich verhandelbar wäre.

Abschreibungen, 4,7 Prozent. Sie folgen den Investitionen der Vorjahre und lassen sich im laufenden Jahr gar nicht verhandeln.

Zusammen sind das rund 135.100 Euro von 183.223 Euro. Wer an dieser Seite etwas ändern will, ändert die Aufstellung der Praxis, nicht ihre Einkaufskonditionen.

Die zwei Positionen, die gesunken sind

Es sind die Abschreibungen und die Fremdkapitalzinsen, und keine der beiden ist eine Ersparnis. Die Zinsen fielen um 16,2 Prozent, in absoluten Zahlen von rund 1.100 auf rund 900 Euro je Inhaber:in. Die Veränderungsraten weist der Bericht auf ungerundeten Werten aus, weshalb sie zu den gerundeten Beträgen nicht genau passen. Bei dieser Größe ist eine Umschuldung als Ergebnishebel ohnehin begrenzt.

Die Abschreibungen fielen um 22,0 Prozent, von rund 11.100 auf rund 8.600 Euro je Inhaber:in. Das Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung führt den Rückgang unter anderem auf die rückläufige Investitionstätigkeit der Jahre 2020 und 2021 zurück, die zeitversetzt zu niedrigeren Abschreibungen führte.

Wirtschaftlich ist das eine aufgeschobene Ausgabe und keine gesenkte Kostenposition. Das Gerät, das 2021 nicht gekauft wurde, ist weiterhin nicht gekauft, und der Ersatz kommt zu heutigen Preisen. Eine sinkende Abschreibungszeile ist deshalb kein Erfolg, sondern eine Frage an den Investitionsplan.

Bemerkenswert ist der Kontrast innerhalb derselben Tabelle: Wartung und Instandhaltung stiegen im gleichen Zeitraum um 34,3 Prozent. Das passt zusammen, denn was nicht ersetzt wird, wird instand gehalten; der Bericht weist diesen Zusammenhang allerdings nicht aus.

Was ein zusätzlicher Euro trägt

Rund 97 Cent bei durchschnittlichem Material- und Laboranteil, solange die Leistung ohne zusätzliches Personal, ohne zusätzliche Fläche und ohne zusätzliches Gerät erbracht wird. Die Größe dahinter heißt Deckungsbeitrag: Erlös minus der Kosten, die mit der Leistung entstehen.

Die Rechnung ist kurz. Als mengenabhängig ist hier nur Material und Labor angesetzt, und dieser Posten lag 2023 bei 9.600 Euro je Inhaber:in gegen rund 360.300 Euro Einnahmen, also bei rund 2,7 Prozent. Alles andere läuft weiter, ob eine Behandlung mehr oder weniger stattfindet.

Daraus folgt die eigentliche Aussage dieses Beitrags: Die Kostenseite einer Praxis ist weitgehend fix, und deshalb liegt der Hebel auf der Zeitseite. Bei durchschnittlichem Materialanteil entscheidet nicht der Einkauf über das Ergebnis, sondern was in der verfügbaren Behandlerzeit erbracht wird.

Drei Einschränkungen gehören zu dieser Zahl. Erstens gilt sie nicht für Leistungen mit eigenem Sachaufwand; ein Implantat oder eine Laborleistung trägt ihre Kosten mit. Zweitens unterstellt sie den durchschnittlichen Material- und Laboranteil, und in einem materialintensiven Fachgebiet liegt der Deckungsbeitrag deutlich darunter. Drittens bringt ein zusätzlicher Fall auf der Kassenseite nicht automatisch einen zusätzlichen Euro, weil die vergütete Menge gedeckelt ist. Der Fallwert ist dort eine Funktion der Menge, und woran das hängt, schlüsselt der Beitrag zum Regelleistungsvolumen auf. Auf der privaten Seite gilt diese Deckelung nicht, dafür entsteht die Leistung dort auf einem eigenen Abrechnungsweg, wie der Beitrag zu den Privateinnahmen der Arztpraxis zeigt.

Warum der Durchschnitt hier besonders wenig sagt

Weil der beweglichste Posten stark streut. Für Material und Labor weist der Bericht Anteile je Fachgebiet aus, die um mehr als den Faktor neun auseinanderliegen:

Fachgebiet	Material und Labor
Hals-Nasen-Ohren-Heilkunde	2,6 %
Allgemeinmedizin und Innere Medizin, hausärztlich	3,0 %
Gynäkologie	4,5 %
Augenheilkunde	11,3 %
Innere Medizin, Pneumologie	12,1 %
Innere Medizin, sonstige Fachgebiete	24,5 %

Für eine hausärztliche Praxis ist der Einkauf damit tatsächlich kein Ergebnishebel. Für ein materialintensives Fachgebiet, in dem ein Viertel der Aufwendungen an Material und Labor hängt, ist er einer, und dort liegt auch der Deckungsbeitrag je Leistung deutlich niedriger. Der eigene Anteil ist also die erste Zahl, die eine Praxis kennen muss, bevor sie über Verhandeln nachdenkt. Vergleichswerte nach Fachrichtung, KV-Region und Anzahl der Sitze liefert der Praxis-Benchmark.

Häufige Fehler

• Die Bezugsgröße verwechseln. Der Anteil an den Aufwendungen und die Quote am Umsatz sind zwei verschiedene Zahlen. Beim Personal sind es 58,0 gegen rund 29,5 Prozent; den eigenen Wert rechnet der Personalkostenquoten-Rechner aus.
• Den Aufwand der Verhandlung nicht gegenrechnen. Sechs Aufwandspositionen neu zu vereinbaren kostet Arbeitszeit. Bei rund 2.380 Euro Ertrag gehört diese Zeit in dieselbe Rechnung.
• Eine gesunkene Abschreibung als Erfolg verbuchen. Sie zeigt, dass nicht investiert wurde, und sagt nichts über das Ergebnis.
• Aus einem hohen Materialanteil auf eine unwirtschaftliche Praxis schließen. Der Anteil hängt zuerst am Fachgebiet; aus einem hohen Wert allein folgt nichts über die Führung.

Wo der Hebel stattdessen liegt

Auf der Seite, die nicht an Verträgen hängt. Drei Schritte, und der erste ist der einzige, der Daten braucht:

1. Die eigene Aufwandsstruktur einmal aufschlüsseln, nicht nur die Summe lesen. Ohne die Anteile ist nicht entscheidbar, ob der Einkauf im eigenen Fach überhaupt etwas bewegt.
2. Den beweglichen Teil in einem Durchgang abarbeiten. Danach ändern sich die Konditionen nur mit den Vertragslaufzeiten.
3. Die strukturellen Entscheidungen getrennt führen: Stellenzahl, Fläche, Investition. Sie tragen die Kostenseite, und sie brauchen Vorlauf statt Verhandlung.

Aufwendig ist an Schritt eins nicht die Rechnung, sondern der Takt: Eine Aufwandsstruktur, die einmal im Jahr mit dem Abschluss entsteht, ist für Entscheidungen zu langsam. Der Finanzmanager von MediPulse bildet die Kostenseite laufend ab und stellt die Werte anonymisierten Praxen derselben Fachrichtung gegenüber. In welchem Rhythmus eine Praxis diese Zahlen dann liest, behandelt der Beitrag zum Praxiscontrolling.

Datenstand und Vorbehalte

Datenstand: Zi-Praxis-Panel, Berichtsjahr 2023, Werte je Inhaber:in. Es sind gewichtete Mittelwerte; eine einzelne Praxis kann in jeder Position deutlich abweichen. Die Einteilung in bewegliche, gebundene und gemischte Posten ist eine eigene Zuordnung dieses Beitrags und steht so nicht im Bericht; die 13,0 Prozent sind dabei ausdrücklich eine Obergrenze, weil in der Position Versicherungen, Beiträge und Gebühren nicht verhandelbare Kammer- und Verwaltungsbeiträge stecken. Die rund 23.800 Euro, die rund 2.380 Euro, die rund 1,3 Prozent, die rund 29,5 Prozent, die rund 4.470 Euro je Prozentpunkt Personalanteil und die rund 97 Cent sind abgeleitete eigene Rechnungen mit den in der Methodik genannten Annahmen. Welche Verträge in einer konkreten Praxis kurzfristig kündbar sind, hängt an diesen Verträgen. Die Angaben in diesem Beitrag sind allgemeine Information und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung; für die Beurteilung im Einzelfall ist Ihre Steuerberatung die richtige Adresse.

Fazit

Praxiskosten senken ist eine strukturelle Entscheidung oder es ist eine kleine Zahl. Beweglich sind höchstens 13,0 Prozent der Aufwendungen, gut ein Achtel, und der volle Erfolg darauf bringt rund 1,3 Prozent des Jahresüberschusses. Die knapp drei Viertel, die das Ergebnis tragen, liegen in Arbeitsverträgen, im Mietvertrag und in Investitionen der Vorjahre.

Deshalb steht am Ende dieses Beitrags eine Zahl von der anderen Seite: Ein zusätzlicher Euro, der bei durchschnittlichem Materialanteil ohne zusätzliches Personal, ohne Fläche und ohne Gerät entsteht, trägt rund 97 Cent. Bei durchschnittlichem Materialanteil ist die knappe Größe einer Praxis nicht ihr Einkaufsbudget, sondern ihre Behandlerzeit.

Quellen

• Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung, Zi-Praxis-Panel: Jahresbericht für die Berichtsjahre 2020 bis 2023 (2026, PDF)
• Bundesagentur für Arbeit: Engpassanalyse, Fachkräftebedarf