Praxiscontrolling: So behalten Sie die Zahlen Ihrer Praxis jeden Monat im Griff.

Was ist Praxiscontrolling?

Praxiscontrolling heißt: planen, messen, Abweichungen erkennen, gegensteuern. Für eine Arztpraxis genügt zum Einstieg eine Tabelle mit zwölf Monatsspalten und vier Zeilen: Einnahmen aus der Kassenabrechnung, Einnahmen aus der Privatabrechnung, Praxiskosten und die Differenz daraus.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung der Steuerberatung ersetzt das nicht. Sie zeigt auf der Einnahmenseite meist nur Kasse und Privat und kommt je nach Belegfluss Wochen bis Quartale nach dem Monat, den sie beschreibt. Ein messbares Ziel: Der Vormonat ist bis etwa zur Mitte des Folgemonats gebucht.

Zeit dafür ist knapp: Im ersten Halbjahr 2025 waren 80 Prozent der Praxisinhaberinnen und -inhaber unzufrieden mit der Zeit und Energie, die Verwaltungsaufgaben kosten (Zi-Praxis-Panel, vorläufige Ergebnisse).

Welche Kennzahlen braucht eine Arztpraxis?

Vier Kennzahlen tragen die meisten Entscheidungen. Wichtig ist bei jeder der Nenner und die Vergleichsgruppe.

• Liquiditätsreichweite: verfügbare Mittel geteilt durch die Fixkosten je Monat. Wie viele Monate liefe die Praxis ohne Einnahmen weiter?
• Honorarstundenumsatz: Umsatz geteilt durch die Stunden mit Patientinnen und Patienten, nicht durch die gesamte Arbeitszeit. 2023 lag der direkte Patientenkontakt im Mittel bei 33,1 von 45,8 Wochenstunden (Zi-Praxis-Panel).
• Personalkostenquote: Personalkosten geteilt durch die Einnahmen. In Einzelpraxen lag sie 2024 je nach Fach zwischen 26,8 und 35,6 Prozent (Statistisches Bundesamt). Gemessen an den Kosten statt an den Einnahmen sind es 58 Prozent; beides ist richtig. Einordnen mit dem Personalkostenquote-Rechner.
• Fallstunden: Behandlungsfälle der letzten vier Quartale geteilt durch die Vollzeitstellen im Team. 2023 betreute eine Vollzeit-MFA im Mittel rund 2.500 Fälle im Jahr (Zi-Praxis-Panel).

Verglichen wird mit dem Median, nicht mit dem Mittelwert, und auf der passenden Ebene: je Inhaberin oder Inhaber, nicht je Praxis. Den Vergleich mit Ihrer Fachrichtung und KV-Region zeigt der Praxis-Benchmark.

Wie viel bleibt vom Gewinn einer Arztpraxis?

Vom durchschnittlichen Jahresüberschuss je Inhaberin oder Inhaber von 177.076 Euro blieben 2023 nach Altersvorsorge, Kranken- und Pflegeversicherung und Einkommensteuer im Mittel 88.690 Euro, beim Median von 150.878 Euro 76.208 Euro (Zi-Praxis-Panel). Tilgung, private Absicherung und Lebenshaltung sind darin noch nicht bezahlt.

Deshalb ist der Gewinn auf der Auswertung kein verfügbares Einkommen. Für Ihre eigenen Zahlen rechnet der Arzt-Gehaltsrechner die Kette vom Gewinn bis zum Netto, der Steuerrücklagen-Rechner die Rücklage für die Einkommensteuer.

Wie plant eine Praxis ihre Liquidität?

Nach Monaten, nicht nach dem Jahr. Entscheidend ist der Monat mit dem niedrigsten erwarteten Kontostand, nicht der Durchschnitt.

• Feste Termine eintragen: Einkommensteuer-Vorauszahlungen am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember (§ 37 EStG), Sonderzahlungen an das Team, Versicherungen, Jahresrechnungen.
• KV-Zahlungen an ihren Tag setzen: Abschläge kommen je nach KV im laufenden oder im Folgemonat, die Restzahlung im vierten oder fünften Monat nach Quartalsende (Tabelle unten).
• Reserve bemessen: In der Beratung gelten zwei bis drei Monats-Fixkosten als Reserve; das ist ein Erfahrungswert, keine Statistik.

Wann zahlt die KV die Restzahlung?

In allen 17 Kassenärztlichen Vereinigungen kommt die Restzahlung für ein Quartal erst im vierten oder fünften Monat nach Quartalsende. Bis dahin tragen die monatlichen Abschläge, die meist am Honorar zurückliegender Quartale bemessen sind.

Quelle: Abrechnungsordnungen, Honorarverteilungsmaßstäbe und Zahltermine der 17 KVen, Stand 26.10.2026; Prozentwerte bezogen auf das Quartalshonorar. Termine ändern sich jährlich, maßgeblich ist die aktuelle Fassung Ihrer KV.

Verfolgen Sie je Quartal den Abstand zwischen abgerechnetem Leistungsbedarf und ausgezahltem Honorar. Ein Widerspruch gegen eine Rückforderung hält sie nicht auf (§ 87b Abs. 2 SGB V); der Betrag gehört sofort in die Liquiditätsvorschau.

Wie hoch sollten die Rücklagen einer Arztpraxis sein?

Eine feste Quote gibt es nicht. Wichtiger als die Höhe ist die Reihenfolge: erst Liquidität in der Praxis, dann Rücklagen für Steuern, Investitionen und Sicherheit, dann Wachstum, zuletzt der private Lebensstandard.

Im zweiten bis vierten Jahr nach der Niederlassung kommen mehrere Zahlungen zusammen: der erste Steuerbescheid samt höherer Vorauszahlungen, steigende Beiträge zum Versorgungswerk, das Ende der tilgungsfreien Zeit und das Ende kurzer Abschreibungen. Zur Größenordnung: Eine hausärztliche Einzelpraxis-Übernahme kostete 2023/2024 im Schnitt knapp 200.000 Euro (apoBank und Zi).

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