Mehrstandort-Controlling: was die Software können muss

Eine Controlling-Software für mehrere Standorte muss vor allem eines können: das Ergebnis eines Standorts zeigen, bevor die gemeinsamen Kosten verteilt sind. Denn danach hängt es am Schlüssel. Im Rechenbeispiel einer Praxis mit drei Standorten steht derselbe Standort nach der Umlage bei plus 30.000 Euro oder bei minus 30.000 Euro im Jahr, je nachdem, ob Verwaltung, Leitung und IT nach Umsatz oder zu gleichen Teilen verteilt werden. Vor der Umlage trägt er in jedem Fall 90.000 Euro zum Gesamtergebnis bei (eigene Rechnung).

Daraus folgen fünf Prüffragen für die Auswahl, je mit der Datenquelle, aus der die Antwort kommen muss:

Das Wichtigste in Kürze

• Die Leistungsseite ist je Standort schon gekennzeichnet. Jede abgerechnete Gebührenordnungsposition trägt die Nummer des Tätigkeitsorts und eine Arztnummer, in der Regel die der ausführenden Person.
• Die Honorarseite ist es nicht. Der Bescheid gilt der Praxis als Ganzes; in Bayern läuft er unter der Honorarabrechnungsnummer, die die Praxis bezeichnet, nicht den Standort.
• Die Kostenseite muss die Praxis selbst zuordnen. Eine Kontobewegung trägt keine Betriebsstättennummer.
• Der Umlageschlüssel entscheidet über das Vorzeichen. Im Rechenbeispiel liegt Standort C je nach Schlüssel zwischen plus 30.000 und minus 30.000 Euro im Jahr, bei 90.000 Euro Deckungsbeitrag vor der Umlage (eigene Rechnung).
• Über einen Standort entscheidet der Deckungsbeitrag. Eine Schließung lohnt nur, wenn die gemeinsamen Kosten mit ihm um mehr als seinen Beitrag sinken.

Was die Abrechnung über Standorte schon weiß

Nach der Arztnummern-Richtlinie der Kassenärztlichen Bundesvereinigung erhält jede Betriebsstätte und jede Nebenbetriebsstätte eine eigene, neunstellige Betriebsstättennummer; vergeben wird sie von der Kassenärztlichen Vereinigung, in deren Bereich die Betriebsstätte liegt (§ 5 Absatz 1, § 6). Sie „ermöglicht die Zuordnung ärztlicher Leistungen zum Ort der Leistungserbringung“ (§ 5 Absatz 2 der Arztnummern-Richtlinie). Die ebenfalls neunstellige Arztnummer ordnet Leistungen der Person zu; ihre Ziffern 8 und 9 sind der Arztgruppenschlüssel, der Versorgungsbereich und Facharztgruppe angibt (§ 2 Absatz 1).

Bei der Abrechnung wird nach dem Merkblatt der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns jede abgerechnete Gebührenordnungsposition mit der Betriebsstättennummer des tatsächlichen Tätigkeitsorts und der Arztnummer der ausführenden Ärztin oder des ausführenden Arztes gekennzeichnet. Das Praxisverwaltungssystem erledigt das weitgehend automatisch, wenn im Arztstamm alle Arztnummern und die Nummern der zulässigen Tätigkeitsorte hinterlegt sind. In einer überörtlichen Berufsausübungsgemeinschaft wird einer der Vertragsarztsitze zum Hauptsitz; die Sitze der anderen Partner werden zu Nebenbetriebsstätten mit eigener Nummer. Diese Kennzeichnung gilt für die vertragsärztliche Abrechnung; ob Privat- und Selektivvertragsleistungen den Standort tragen, hängt vom jeweiligen Vertrag und davon ab, wie das Praxisverwaltungssystem sie führt.

Für das Controlling heißt das: Die Leistungsseite liegt je Standort und je Person bereits vor. Mehrere Regeln des Merkblatts verzerren sie; für den Standort- und Personenvergleich zählen vor allem diese:

• Ausgelagerte Praxisräume erhalten keine eigene Nummer. Was dort erbracht wird, trägt die Nummer des Hauptsitzes.
• Versichertenpauschalen werden in fachgleichen Gemeinschaftspraxen unter der Arztnummer dessen abgerechnet, der im Quartal den ersten persönlichen Kontakt hatte, nicht nach dem Aufwand im weiteren Quartal.
• Weiterbildungs- und Sicherstellungsassistenzen kennzeichnen mit der Arztnummer der weiterbildenden oder anstellenden Ärztin oder des Arztes; die Leistung der weiterbildenden oder anstellenden Person erscheint dadurch größer, als sie selbst erbracht hat.
• Praxisvertretungen in der Praxis der vertretenen Person rechnen mit deren Arzt- und Betriebsstättennummer ab. Vertreten sich Ärztinnen und Ärzte innerhalb einer fachgleichen Berufsausübungsgemeinschaft oder als Angestellte, gilt das nicht: Das ist Mitbehandlung, und jede kennzeichnet mit der eigenen Arztnummer.

Wie das Praxisverwaltungssystem diese Daten selbst auswertet und wo es blind bleibt, beschreibt der Beitrag zur Auswertung im Praxisverwaltungssystem.

Was der Honorarbescheid nicht trennt

In Bayern ordnet die Kassenärztliche Vereinigung das Honorar über eine siebenstellige Honorarabrechnungsnummer zu. Sie bezeichnet nach dem Merkblatt die Arztpraxis einschließlich ihrer Rechtsform und personellen Zusammensetzung und erscheint auf dem Honorarbescheid. Eine überörtliche Praxis, deren Standorte dasselbe Praxisverwaltungssystem nutzen, kann ihre Abrechnung gesammelt unter der Betriebsstättennummer des Hauptsitzes einreichen, wobei die Leistungen mit der Nummer des tatsächlichen Leistungsorts gekennzeichnet bleiben; sonst führt die KV die Teilabrechnungen der Nebenbetriebsstätten unter dieser Nummer zusammen.

Das Honorar je Standort ist deshalb keine Zahl, die man nachschlägt, sondern eine, die man rechnet: gekennzeichnete Leistungen je Standort, bewertet mit dem Punktwert. Das geht schon im laufenden Quartal. Es ist ein vorläufiger Wert, denn Mengensteuerung und Quotierung zeigt erst der Bescheid. Wie man den Bescheid selbst liest und wo Quoten und Abstaffelungen stehen, erklärt der Beitrag zum Honorarbescheid.

Was die Bank nicht mitliefert

Eine Kontobewegung trägt keine Betriebsstättennummer. Ob die Miete, die Rechnung des Labors oder das Gehalt einer Medizinischen Fachangestellten zu Standort A oder B gehört, muss die Praxis festlegen. Am einfachsten ist das, wenn jeder Standort eigene Konten oder Verträge hat. Ohne diese Trennung braucht es feste Zuordnungsregeln.

Dabei sind zwei Arten von Kosten zu unterscheiden:

• Direkte Kosten entstehen am Standort und fielen ohne ihn weg: Miete, Personal vor Ort, Sachkosten der dortigen Behandlung.
• Gemeinsame Kosten entstehen für alle Standorte zusammen: Geschäftsführung, Abrechnung, Buchhaltung, IT, Qualitätsmanagement. Sie lassen sich nur über einen Schlüssel verteilen.

Eine Software, die Kosten nur als Summe der Praxis zeigt, kann den Standort nicht bewerten. Eine, die alles verteilt, ohne den Schlüssel zu nennen, bewertet ihn mit einer Konvention, die niemand sieht.

Wie der Umlageschlüssel das Ergebnis dreht

Je nach Umlageschlüssel steht derselbe Standort im Rechenbeispiel bei plus 30.000 oder minus 30.000 Euro im Jahr, obwohl er in jedem Fall 90.000 Euro Deckungsbeitrag erwirtschaftet (eigene Rechnung mit angenommenen Jahreswerten). Eine Praxis hat drei Standorte, 360.000 Euro gemeinsame Kosten im Jahr und insgesamt zehn Arztstellen, davon vier in A und je drei in B und C:

Das Gesamtergebnis ist in jeder Zeile dasselbe: 670.000 Euro Deckungsbeitrag minus 360.000 Euro gemeinsame Kosten ergibt 310.000 Euro. Nur die Verteilung ändert sich, und mit ihr das Vorzeichen von Standort C.

Die Entscheidung über C hängt an einer anderen Rechnung. Wird C geschlossen und bleiben die gemeinsamen Kosten gleich, fällt das Gesamtergebnis von 310.000 auf 220.000 Euro, also um genau den Deckungsbeitrag von 90.000 Euro. Eine Schließung lohnt erst, wenn Verwaltung, Leitung und IT mit dem Standort um mehr als 90.000 Euro im Jahr sinken. Dass das Ergebnis nach Umlage schwach ist, sagt darüber nichts. Zwei Größen verschieben die Schwelle: Patientinnen und Patienten, die künftig nach A oder B kommen, senken sie; direkte Kosten, die wegen Vertragslaufzeiten weiterlaufen, heben sie. Die Gegenrechnung für einen neuen Standort steht im Beitrag zur Zweigpraxis. Dieselbe Logik gilt im MVZ eine Ebene tiefer, je Behandlerin und Behandler; welche Kennzahlen dort anders zählen, führt der Beitrag zum MVZ-Controlling aus.

Die fünf Prüffragen im Einzelnen

1. Zeigt die Software Leistungen je Betriebsstätte und je Arztnummer? Und kann sie die Verzerrungen durch ausgelagerte Praxisräume, Erstkontakt-Regel, Weiterbildungs- und Sicherstellungsassistenzen und Praxisvertretung kenntlich machen?
2. Bewertet sie die Leistungen je Standort schon im laufenden Quartal? Der Bescheid gilt der Praxis als Ganzes und kommt erst nach Quartalsende, zu Terminen, die jede KV selbst festlegt.
3. Lassen sich Konten, Verträge und Buchungen Standorten zuordnen, mit festen Regeln? Und bleiben gemeinsame Kosten als eigene Gruppe sichtbar?
4. Weist sie den Deckungsbeitrag je Standort vor der Umlage aus und nennt sie den Schlüssel? Am besten lässt sich der Schlüssel umschalten, damit sichtbar wird, wie viel am Ergebnis Konvention ist.
5. Vergleicht sie jede Stelle mit dem Maßstab ihrer Fachgruppe? Der Arztgruppenschlüssel in der Arztnummer liefert dafür die Zuordnung. Ein Mittelwert über ein gemischtes Zentrum taugt als Maßstab nicht. Bundeswerte je Versorgungsbereich und je Fachgruppe weist der Honorarbericht der Kassenärztlichen Bundesvereinigung aus; wie sie im MVZ anzuwenden sind, zeigt der Beitrag zum MVZ-Controlling.

Welche Anforderungen an die IT-Sicherheit bei mehreren Standorten dazukommen, gehört in dieselbe Auswahl, folgt aber einer eigenen Richtlinie; das behandelt der Beitrag zur MVZ-Software.

Häufige Fehler

• Das Ergebnis nach Umlage für die Leistung des Standorts halten. Im Rechenbeispiel (eigene Rechnung) wechselt es mit dem Schlüssel das Vorzeichen, der Deckungsbeitrag bleibt bei 90.000 Euro.
• Den Honorarbescheid nach Standorten aufteilen wollen. Die KV ordnet das Honorar der Praxis zu; die Aufteilung muss aus den gekennzeichneten Leistungen kommen.
• Gemeinsame Kosten unsichtbar verteilen. Wer den Schlüssel nicht kennt, kann das Ergebnis nicht prüfen.
• Leistungen je Arztnummer ungeprüft vergleichen. Erstkontakt-Regel, Weiterbildungs- und Sicherstellungsassistenzen und Praxisvertretung verschieben Leistung zwischen Personen.
• Ausgelagerte Praxisräume als eigenen Standort erwarten. Sie tragen die Nummer des Hauptsitzes.

Was daraus für die Auswahl folgt

Vor dem ersten Gespräch mit einem Anbieter lohnt eine Liste mit zwei Spalten: was je Standort schon in den Daten steht, also Leistungen mit Betriebsstätten- und Arztnummer, und was die Praxis selbst festlegen muss, also Kostenzuordnung und Umlageschlüssel. Die Software muss das Erste lesen und das Zweite abbilden können, ohne es zu verstecken. Wie Controlling in der Praxis insgesamt aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag zum Praxiscontrolling.

Für die Leistungsseite gibt es dafür Werkzeuge. Der Praxismanager von MediPulse schlüsselt abgerechnete Leistungen nach Abrechnungsart, Standort, Arzt und Ziffer auf, bereits vor dem Honorarbescheid.

Rechtsstand und Vorbehalte

Die Regeln zu Arzt- und Betriebsstättennummern folgen der Richtlinie der Kassenärztlichen Bundesvereinigung nach § 75 Absatz 7 Sozialgesetzbuch V in der Fassung vom 1. Januar 2024. Die Angaben zur Kennzeichnung der Abrechnung, zur Honorarabrechnungsnummer und zu den Sonderfällen stammen aus dem Merkblatt der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns, Stand 16. Juli 2025; andere KVen können im Detail abweichen. Die Honorarabrechnungsnummer ist eine Angabe der KV Bayerns, andere KVen können das Honorar anders zuordnen. Das Rechenbeispiel ist eine eigene Rechnung mit angenommenen Werten und zeigt die Wirkung des Schlüssels, keine typischen Größen. Steuerliche und gesellschaftsrechtliche Fragen der Kostenverteilung, etwa zwischen Gesellschaftern, behandelt der Beitrag nicht.

Fazit

Eine Praxis mit mehreren Standorten hat die Leistungen je Standort schon gekennzeichnet, das Honorar und die Kosten aber nicht. Eine Controlling-Software muss deshalb Honorar und Kosten je Standort selbst herstellen und den Deckungsbeitrag vor der Umlage zeigen. Im Rechenbeispiel liegt derselbe Standort je nach Schlüssel zwischen plus und minus 30.000 Euro, trägt aber in jedem Fall 90.000 Euro bei (eigene Rechnung).

Quellen

• Kassenärztliche Bundesvereinigung: Richtlinie nach § 75 Absatz 7 SGB V zur Vergabe der Arzt-, Betriebsstätten-, Praxisnetz- sowie der Netzverbundnummern, Stand 1.1.2024 (PDF)
• Kassenärztliche Vereinigung Bayerns: Merkblatt Verwendung der Arzt- und Betriebsstättennummern, Version 1.1 vom 16.7.2025 (PDF)
• Kassenärztliche Bundesvereinigung: Honorarbericht Quartal 3/2024 (PDF)