Kennzahlenmanagement in der Arztpraxis: Steckbrief und Schwelle

Kennzahlen hat fast jede Praxis: Die BWA kommt jeden Monat, das Praxisverwaltungssystem zählt Fälle, die Bank zeigt den Kontostand. Gesteuert wird damit trotzdem selten, weil niemand festgelegt hat, was eine Zahl auslösen soll.

Genau das ist Kennzahlenmanagement: die Regeln, nach denen aus einer Zahl eine Entscheidung wird. Welche Kennzahlen eine Praxis überhaupt braucht, beantwortet der Beitrag zu den Praxiskennzahlen. Hier geht es um das Wie, und das passt für jede Kennzahl auf einen Steckbrief mit sieben Feldern:

Feld	Frage	Beispiel Personalkostenquote
Formel	Was genau wird gerechnet?	Personalkosten geteilt durch Einnahmen
Quelle und Stichtag	Woher kommt die Zahl, für welchen Zeitraum?	BWA und Lohnjournal; kumuliert seit Jahresbeginn, gegen das Fach die letzten zwölf Monate
Takt	Wie oft wird sie angesehen?	Monatlich, gegen denselben Zeitraum des Vorjahres
Zielwert	Gegen welchen Wert läuft sie?	Eigener Wert desselben Zeitraums im Vorjahr; Plausibilitätsgrenze Fachgebiet: 36,1 % (Allgemeinmedizin, Jahreswert 2024)
Schwelle	Ab wann wird gehandelt?	Zwei Prozentpunkte über dem Zielwert (eigene Setzung)
Verantwortlich	Wer legt sie vor und erklärt sie?	Inhaberin, Daten vom Praxismanagement
Maßnahme	Was passiert, wenn die Schwelle reißt?	Liegt auch die Lohnquote des nichtärztlichen Personals mehr als zwei Punkte über ihrem Vorjahreswert: Stellenplan und Stunden prüfen, vor der nächsten Neubesetzung

Das Wichtigste in Kürze

• Kennzahlenmanagement beginnt nach der Auswahl. Es legt fest, wer eine Zahl wann gegen welchen Wert prüft und was bei Abweichung geschieht.
• Jede Kennzahl bekommt einen Steckbrief mit Formel, Quelle, Takt, Zielwert, Schwelle, Verantwortlichem und Maßnahme. Fehlt eines der Felder, wird die Zahl angesehen, aber nicht gesteuert.
• Der Zielwert ist der eigene Vorjahreswert, die Fachgruppe die Plausibilitätsgrenze. Für die Personalkostenquote der Allgemeinmedizin lag der Fachgebietswert 2024 bei 36,1 Prozent der Einnahmen (Statistisches Bundesamt).
• Eine Schwelle macht die Abweichung greifbar. Zwei Prozentpunkte sind in einer allgemeinmedizinischen Praxis mit 583.000 Euro Einnahmen rund 11.660 Euro im Jahr (eigene Rechnung).
• Bewertet wird kumuliert gegen den Vorjahreszeitraum, nicht Monat gegen Monat, weil die Zahlungen der Kassenärztlichen Vereinigung einzelne Monate verzerren.
• Die Maßnahme steht vorher fest, nicht erst im schlechten Monat.

Was Kennzahlenmanagement von Kennzahlen unterscheidet

Eine Kennzahl ist eine Zahl mit Formel. Kennzahlenmanagement ist die Vereinbarung darüber, was mit ihr geschieht. Der Unterschied zeigt sich an einer einfachen Probe: Sinkt die Umsatzrendite zwei Quartale in Folge, weiß dann jemand in der Praxis, wer was bis wann prüft? Wenn nicht, gibt es Kennzahlen, aber kein Management.

Die Vereinbarung muss nicht aufwendig sein. Sie besteht aus fünf Entscheidungen, die einmal getroffen und dann nur noch angewandt werden: Auswahl, Quelle, Zielwert mit Schwelle, Zuständigkeit und Maßnahme. Die folgenden Abschnitte gehen sie der Reihe nach durch. Wie sich die Kennzahlen zu einem Controlling mit Erfolg, Liquidität, Kosten und Vergleich zusammenfügen, ordnet der Beitrag zum Praxiscontrolling ein.

Schritt 1: Wenige Kennzahlen auswählen

Für den Anfang genügen vier Kennzahlen: Praxisergebnis, Umsatzrendite, Personalkostenquote und Liquiditätsreichweite. Sie decken ab, was übrig bleibt, wie viel davon je Euro Einnahmen, wohin der größte Kostenblock geht und ob das Geld reicht.

Die Regel für jede weitere Kennzahl lautet: Sie kommt erst dazu, wenn ihr Steckbrief vollständig ist. Die Fallzahl etwa lohnt sich, sobald jemand sie je Quartal aus dem Praxisverwaltungssystem zieht und weiß, welcher Wert eine Rückfrage auslöst. Eine Liste mit fünfzehn Zahlen, von denen niemand weiß, welche zählt, steuert schlechter als vier, die jeden Monat besprochen werden.

Schritt 2: Quelle, Stichtag und Takt festlegen

Dieselbe Kennzahl ergibt aus verschiedenen Quellen verschiedene Werte, und das ist keine Ungenauigkeit, sondern eine Frage des Zeitbezugs. Drei Quellen tragen die meisten Kennzahlen einer Praxis:

Quelle	Was sie zeigt	Zeitbezug
Praxisverwaltungssystem	Erbrachte Leistungen, Fälle, Ziffern	Leistungsquartal, schon während es läuft
BWA	Einnahmen und Kosten aus der Buchhaltung	Zahlungseingang, also nach der Leistung
Bankkonto	Verfügbare Mittel	Tagesgenau

Welche Zahl aus welcher Quelle wie schnell verfügbar ist, ordnet der Beitrag zum Praxis-Dashboard ausführlich ein.

Der Unterschied zwischen den ersten beiden ist der wichtigste. Die Kassenärztlichen Vereinigungen zahlen in der Regel monatliche Abschläge, die Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg etwa am 25. eines Monats, und die Schlusszahlung eines Quartals folgt Monate später; warum der Umsatz in der BWA deshalb springt, erklärt der Beitrag zur BWA der Arztpraxis. Für das Kennzahlenmanagement heißt das: Die Fallzahl gehört aus dem Praxisverwaltungssystem, weil sie dort früh und dem richtigen Quartal zugeordnet steht. Im System stehen Leistungen und Fälle; einen vorläufigen Fallwert zeigt es nur, wenn es die Leistungen in Euro bewertet, endgültig steht er erst im Honorarbescheid. Kostenquoten gehören aus der BWA, kumuliert seit Jahresbeginn und gegen denselben Zeitraum des Vorjahres, damit Abschlags- und Schlusszahlungsmonate übereinanderliegen. Für die Liquiditätsreichweite kommen die freien Mittel aus der Bank, die durchschnittlichen Monatsausgaben aus der BWA.

Der Stichtag steht im Steckbrief mit: „Personalkostenquote, BWA kumuliert Januar bis Monatsende“ ist eine andere Zahl als „Personalkostenquote, Monat“, und beide sind eine andere als „Personalkostenquote, letzte zwölf Monate“. Nur die letzte lässt sich gegen einen Jahreswert der Statistik halten.

Der Takt folgt daraus, wie schnell eine Zahl verlässlich vorliegt und wie schnell die zugehörige Entscheidung wirkt: Kostenquoten und Liquiditätsreichweite monatlich, Fallzahl je Quartal, der Fallwert mit dem Honorarbescheid, der Vergleich mit der Fachgruppe einmal im Jahr.

Schritt 3: Zielwert und Schwelle setzen

Der Zielwert kommt aus der eigenen Zeitreihe, wird am Plan angepasst und an der Fachgruppe auf Plausibilität geprüft:

1. Die eigene Zeitreihe. Der Wert desselben Zeitraums im Vorjahr ist der Zielwert, weil er Struktur, Fach und Standort schon enthält. Eine Bewegung in der eigenen Reihe ist immer ein Befund.
2. Die Fachgruppe. Sie zeigt, ob ein Abstand am Fach liegt oder an der Praxis, und dient deshalb als Plausibilitätsgrenze, nicht als Ziel. Verglichen wird nur ein Jahreswert oder die Summe der letzten zwölf Monate. Für die Personalkostenquote weist das Statistische Bundesamt Werte je Fachgebiet aus; in der Allgemeinmedizin lagen die Personalaufwendungen 2024 bei 36,1 Prozent der Einnahmen, gerechnet für Praxen ohne fachübergreifende Berufsausübungsgemeinschaften und MVZ. Die Werte der übrigen Fächer stehen im Beitrag zur Personalkostenquote, Vergleichswerte nach Fachrichtung, Region und Größe im Praxis-Benchmark.
3. Der eigene Plan. Was die Praxis erreichen will, etwa nach einer Neueinstellung oder einer Investition, verschiebt den Zielwert bewusst; das ist der einzige Bezugspunkt, den keine Statistik liefert.

Die Schwelle legt fest, ab welchem Abstand gehandelt wird. Ohne sie wird jede Abweichung diskutiert oder keine. Für die Personalkostenquote bietet sich eine Grenze von zwei Prozentpunkten über dem Zielwert an; das ist eine eigene Setzung, und dieselbe Grenze legt der Personalkostenquoten-Rechner gegen den Fachgruppenwert an. Was sie in Geld bedeutet, zeigt die Allgemeinmedizin: Bei 583.000 Euro Einnahmen je Praxis, dem Mittelwert des ganzen Fachgebiets 2024, ist ein Prozentpunkt 5.830 Euro im Jahr wert, zwei Prozentpunkte sind rund 11.660 Euro (eigene Rechnung). In der Größenklasse von 500.000 bis 1 Million Euro Einnahmen sind es 6.730 Euro je Punkt, wie der Beitrag zur Personalkostenquote rechnet; maßgeblich sind am Ende die eigenen Einnahmen.

Liegt der Zwölf-Monats-Wert mehr als zwei Punkte über dem Fachgebietswert, wird der Vorjahreswert nicht einfach fortgeschrieben, sondern zuerst geklärt, ob die Lohnquote oder die ärztlichen Stellen den Abstand tragen.

Der Euro-Betrag gehört in den Steckbrief, weil er die Schwelle verständlich macht. Eine Abweichung von „zwei Punkten“ klingt nach Rundungsfehler, rund 11.660 Euro im Jahr nach einer Stelle im Stundenplan.

Schritt 4: Zuständigkeit verteilen

Jede Kennzahl trägt genau einen Namen. Nicht den, der die Zahl rechnet, sondern den, der sie im Termin vorlegt und erklärt, warum sie sich bewegt hat. Bei mehreren Namen erklärt am Ende niemand.

Für eine Einzelpraxis bietet sich eine Aufteilung in drei Rollen an:

Rolle	Aufgabe	Typische Kennzahlen
Inhaberin oder Inhaber	Entscheidet bei gerissener Schwelle	Praxisergebnis, Umsatzrendite, Liquiditätsreichweite
Praxismanagement	Liefert Leistungs- und Personaldaten, legt sie vor	Fallzahl, Fallwert, Personalkostenquote
Steuerberatung	Liefert die BWA rechtzeitig und mit gleicher Abgrenzung	Datenbasis für alle Kostenquoten

Die Steuerberatung entscheidet nichts, aber ohne sie fehlt die Datenbasis für die meisten Steckbriefe, unter den vier Startkennzahlen für drei, und für den Nenner der vierten. Mit ihr zu vereinbaren, bis wann die BWA eines Monats vorliegt und dass Abgrenzungen über das Jahr gleich bleiben, ist deshalb Teil des Kennzahlenmanagements. Im MVZ kommt eine weitere Ebene hinzu, weil Kennzahlen je Standort und Fachgruppe eigene Verantwortliche brauchen.

Schritt 5: Die Maßnahme vorher festlegen

Reißt eine Kennzahl ihre Schwelle, wird zuerst geprüft, ob es an der Zahl liegt, und erst dann gehandelt. Die Prüfung fragt: Stimmt die Quelle, ist der Zeitraum vergleichbar, gibt es einen Sondereffekt wie eine Nachzahlung, eine Einmalprämie oder eine verschobene Schlusszahlung? Erst wenn die Abweichung danach stehen bleibt, liegt es an der Praxis.

Dann greift die Maßnahme aus dem Steckbrief. Sie ist vorher festgelegt, damit sie nicht unter dem Eindruck eines schlechten Monats improvisiert wird. Welche Entscheidung an welcher Startkennzahl hängt und wie viel Vorlauf sie hat, steht im Beitrag zum Praxiscontrolling. Für den Steckbrief kommt die Auslösung hinzu, also wann genau die Maßnahme greift:

Kennzahl	Auslöser	Vorab festgelegte Maßnahme
Praxisergebnis	Kumuliert unter dem Vorjahreszeitraum	Entnahme und Steuerrücklage für den Rest des Jahres neu rechnen
Umsatzrendite	Zwei Quartale in Folge gefallen	Den Kostenblock suchen, der schneller wuchs als die Einnahmen
Personalkostenquote	Zwei Punkte über dem Zielwert, im Folgemonat bestätigt	Liegt auch die Lohnquote des nichtärztlichen Personals mehr als zwei Punkte über ihrem Vorjahreswert: Stellenplan und Stunden prüfen, bevor nachbesetzt wird. Liegt nur die Gesamtquote darüber: die ärztlichen Stellen und ihr Honorar prüfen
Liquiditätsreichweite	Unter der festgelegten Zahl an Monatsausgaben	Investitionen und Sonderentnahmen zurückstellen

Warum die Gesamtquote allein auf angestellte Ärztinnen und Ärzte zurückgehen kann, zeigt der Beitrag zur Personalkostenquote. Jede Maßnahme bekommt einen Termin und einen Namen. Im nächsten Monatstermin wird nicht die Kennzahl neu besprochen, sondern ob die Maßnahme stattgefunden hat.

Der Monatstermin: eine halbe Stunde mit fester Tagesordnung

Kennzahlenmanagement läuft in einem festen Termin von einer halben Stunde im Monat, am besten in der Woche nach Eingang der BWA. Der Monat ist dabei Anlass zum Hinsehen, nicht automatisch zum Handeln: Maßnahmen mit langem Vorlauf, etwa beim Personal, greifen erst, wenn sich die Abweichung im Folgemonat bestätigt; in den ersten Monaten eines Jahres trägt der Vergleich ohnehin nur wenige Monate. Eine Tagesordnung, die mit einer halben Stunde auskommt:

1. Offene Maßnahmen aus dem Vormonat. Erledigt, verschoben oder nicht mehr nötig?
2. Kennzahlen mit gerissener Schwelle. Nur diese werden besprochen, mit der Prüfung, ob es an der Zahl liegt.
3. Neue Maßnahmen. Aus dem Steckbrief, mit Termin und Namen.
4. Einmal im Quartal: die Fallzahl aus dem Praxisverwaltungssystem, mit dem Honorarbescheid der Fallwert. Einmal im Jahr: Zielwerte und Schwellen gegen Fachgruppe und Plan neu setzen.

Kennzahlen innerhalb ihrer Schwelle werden nicht diskutiert. Das ist der eigentliche Zeitgewinn: Der Termin beschäftigt sich mit dem, was eine Entscheidung braucht, und nicht mit dem, was sich normal verhält.

Häufige Fehler

• Den Monat gegen den Vormonat bewerten. Abschläge und Schlusszahlungen der Kassenärztlichen Vereinigung machen einzelne Monate unvergleichbar; kumuliert gegen den Vorjahreszeitraum liegen sie übereinander.
• Leistungskennzahlen aus der BWA ziehen. Die BWA zeigt den Zahlungseingang, nicht das Leistungsquartal. Die Fallzahl steht früher und richtig zugeordnet im Praxisverwaltungssystem, der endgültige Fallwert im Honorarbescheid.
• Eine kumulierte Quote aus dem Frühjahr gegen einen Jahreswert der Statistik halten. Gegen das Fach zählt nur ein Jahreswert oder die Summe der letzten zwölf Monate.
• Einen Zielwert ohne Bezugspunkt setzen. Ein Wert aus einem anderen Fach oder ein runder Prozentsatz ohne Herkunft führt zu Maßnahmen gegen einen Strukturunterschied.
• Mehrere Verantwortliche für eine Kennzahl. Dann erklärt im Termin niemand, warum sie sich bewegt hat.
• Die Maßnahme erst bei der Abweichung überlegen. Im schlechten Monat fallen Entscheidungen größer aus, als die Zahl verlangt.

So setzen Sie es um

Beginnen Sie mit einem Steckbrief für jede der vier Startkennzahlen und füllen Sie alle sieben Felder, auch wenn der Zielwert im ersten Jahr nur der eigene Vorjahreswert ist. Vereinbaren Sie mit der Steuerberatung einen festen Liefertermin für die BWA und legen Sie den Monatstermin in die Woche danach.

Der Aufwand liegt danach nicht im Rechnen, sondern im Zusammentragen aus drei Quellen. Für die Leistungsseite zeigt der Praxismanager von MediPulse die Umsatzentwicklung nach Abrechnungsart schon während des Quartals und nicht erst mit dem Bescheid.

Methodik und Vorbehalte

Der Fachgebietswert von 36,1 Prozent und die Einnahmen von 583.000 Euro je Praxis sind Mittelwerte des Statistischen Bundesamts für 2024, gerechnet für allgemeinmedizinische Praxen ohne fachübergreifende Berufsausübungsgemeinschaften und MVZ; die Erhebung ist eine hochgerechnete Stichprobe, und die Streuung zwischen den Praxen ist groß. Die Euro-Werte je Prozentpunkt sind eigene Rechnungen aus diesen Mittelwerten, die Schwelle von zwei Prozentpunkten ist eine eigene Setzung. Steckbrief, Rollen, Prüfreihenfolge und Tagesordnung sind Empfehlungen, keine Vorgaben. Die Angaben in diesem Beitrag sind allgemeine Information und ersetzen keine Steuer- oder Unternehmensberatung.

Fazit

Kennzahlenmanagement ist kein zusätzliches Rechnen, sondern eine Vereinbarung: welche wenigen Zahlen zählen, woher sie kommen, gegen welchen Wert sie laufen, ab wann gehandelt wird, wer zuständig ist und was dann geschieht. Sieben Felder je Kennzahl und eine halbe Stunde im Monat reichen in der Regel, damit aus der BWA eine Entscheidung wird und nicht nur eine Ablage.

Quellen

• Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg: Abschlagszahlungen
• Kassenärztliche Vereinigung Sachsen: Honorar und Abschlagszahlung
• Statistisches Bundesamt, Statistischer Bericht Kostenstrukturstatistik im medizinischen Bereich 2024