MFA einstellen in der Arztpraxis: 8 Schritte zur Besetzung

Wer eine Medizinische Fachangestellte einstellen will, braucht vor allem Vorlauf: Stellen, die der Bundesagentur für Arbeit gemeldet wurden, waren 2025 im Median 69 Tage über den gewünschten Besetzungstermin hinaus offen, und der Beruf zählt zu den Engpassberufen (Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Fachkräfteengpassanalyse 2025). Praxen, die erst nach einer Kündigung zu suchen beginnen, planen die Lücke damit faktisch ein. Was hilft, ist eine Suche, die früher beginnt, schneller antwortet und trotzdem in Stufen auswählt.

Der Beitrag richtet sich an Praxisinhaberinnen, Praxisinhaber und Praxismanagerinnen, die einstellen, nicht an Stellensuchende. Er ordnet den Arbeitsmarkt mit Zahlen, beschreibt die Einstellung in acht Schritten und zeigt, wie sich die Kosten einer offenen Stelle und einer gescheiterten Besetzung mit eigenen Zahlen rechnen lassen.

Das Wichtigste in Kürze

• 69 Tage im Median: So lange waren gemeldete Stellen für Medizinische Fachangestellte 2025 über den gewünschten Besetzungstermin hinaus offen (Bundesagentur für Arbeit). Der Beruf ist Engpassberuf.
• Arbeitslos gemeldet war nur ein kleiner Teil: Die berufsspezifische Arbeitslosenquote lag 2025 bei 2,4 Prozent. Wer wechselt, muss in der Regel erst kündigen, nach Gesetz und Tarif mit vier Wochen Frist zum 15. oder zum Monatsende, in der eigenen Probezeit mit zwei Wochen.
• Ein Gehaltsrahmen in der Anzeige spart Gespräche (eigene Empfehlung). Die tarifliche Untergrenze liegt 2026 bei 2.939,59 Euro in Vollzeit, Tätigkeitsgruppe I im 1. bis 4. Berufsjahr. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie sieht ein Auskunftsrecht über das Einstiegsentgelt vor; das deutsche Umsetzungsgesetz stand im Juli 2026 noch aus.
• Probearbeit mit Mitarbeit besser bezahlen. Nach einer Einzelfallentscheidung des Landesarbeitsgerichts Schleswig-Holstein von 2005 begründet weisungsgebundene volle Mitarbeit ein Arbeitsverhältnis mit Vergütungspflicht; ein bezahlter Tag kostet in Gruppe I, 1. bis 4. Berufsjahr, rund 136 Euro brutto für 7,7 Stunden (eigene Rechnung).
• Bis zur Trennung in der Probezeit zahlt die Praxis in Gruppe I, 1. bis 4. Berufsjahr, rund 12.800 Euro Arbeitgeberkosten (eigene Rechnung). Das ist Lohn für geleistete Arbeit, nicht der Schaden. Der Schaden liegt in Einarbeitungsstunden, zweiter Suche, ausgefallenen Leistungen und Überstundenmehrkosten; vertritt eine Kraft in Gruppe I, 9. bis 12. Berufsjahr, eine freie Stelle in Gruppe I, 1. bis 4. Berufsjahr, kostet jede Überstunde 6,46 Euro mehr (eigene Rechnung).
• Bei Ausbildungsstellen ist die Bewerberlage eine andere: Mehr als die Hälfte der ausbildenden Praxen und MVZ erhielt 2021/2022 vier und mehr Bewerbungen je Stelle (Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung).

Wie knapp sind Medizinische Fachangestellte?

So knapp, dass die Bundesagentur für Arbeit den Beruf 2025 als Engpassberuf führt: Medizinische Fachangestellte erreichten in der Fachkräfteengpassanalyse 2025 einen Gesamtwert von 2,0 Punkten, und ab 2,0 gilt ein Beruf als Engpassberuf. In Tabelle 7 der Analyse steht er unter den zehn beschäftigungsstärksten Engpassberufen auf Fachkraftniveau. Der Wert liegt genau auf der Schwelle; Zahnmedizinische Fachangestellte kamen auf 2,7.

Quelle: Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Fachkräfteengpassanalyse 2025 mit Datenanhang, Berufsgattung 8110 auf dem Anforderungsniveau Fachkraft.

Gezählt wird die Vakanzzeit vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung der Stelle, nicht ab dem Tag der Ausschreibung. Die Hälfte der gemeldeten Stellen war also mindestens 69 Tage, knapp zehn Wochen, über den Tag hinaus offen, an dem die neue Kraft hätte beginnen sollen. Stellen, die nur über andere Wege ausgeschrieben werden, enthält die Zahl nicht.

Für MVZ gibt es einen zweiten Wert aus einer anderen Erhebung. Im Zi-MVZ-Panel berichteten 2022 93,9 Prozent der ärztlichen MVZ von Nachbesetzungsproblemen bei Medizinischen Fachangestellten; betroffene Stellen blieben im Durchschnitt 23 Wochen unbesetzt, und 84 Prozent der MVZ hielten nicht-ärztliches medizinisches Personal für schwer zu finden (Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung, Jahresbericht 2023). Mit den 69 Tagen ist das nicht vergleichbar: dort ein Durchschnitt nur über Stellen mit Problemen in MVZ, hier ein Median über alle gemeldeten Stellen, dazu drei Jahre Abstand.

Arbeitslos waren 2025 nur 2,4 Prozent der Fachkräfte dieses Berufs (Bundesagentur für Arbeit). Bewerberinnen kommen deshalb vor allem aus Beschäftigung, aus der Ausbildung oder aus einer Pause (eigene Einordnung). Wer aus Beschäftigung kommt, muss erst kündigen, und eine Stellenanzeige konkurriert dann mit der Entscheidung, zu bleiben.

MFA einstellen in der Arztpraxis: 8 Schritte

Acht Schritte führen von der Stellenbeschreibung bis zur Entscheidung am Ende der Probezeit; der achte ist der langfristige, die eigene Ausbildung. Die Abfolge ist keiner der unten genannten Quellen entnommen.

1. Anforderungsprofil vor der Anzeige festlegen

Das Anforderungsprofil hält schriftlich fest, wen die Praxis sucht, bevor die erste Bewerbung kommt, und es bleibt der Prüfmaßstab bis zum Vertrag. Es nennt die Aufgaben der Stelle, nötige Kenntnisse wie Röntgen oder Labor, den erwarteten Grad an Selbstständigkeit und die vorgesehene Tätigkeitsgruppe. Ohne dieses Blatt verschiebt sich der Maßstab mit jeder Woche ohne passende Bewerbung.

Jedes Kriterium leitet sich aus der Aufgabe ab, keines aus der Person. Eine Stelle darf nicht unter Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot ausgeschrieben werden (§ 11 AGG), also etwa nicht nach Alter, Geschlecht oder ethnischer Herkunft. Benachteiligten Bewerberinnen steht eine Entschädigung zu; wer auch bei benachteiligungsfreier Auswahl nicht eingestellt worden wäre, erhält höchstens drei Monatsgehälter (§ 15 Abs. 2 AGG). Bei einer Stelle in Gruppe I im 1. bis 4. Berufsjahr sind das bis zu 8.818,77 Euro je Anspruch (eigene Rechnung, Tarif 2026).

2. Stellenanzeige mit Gehaltsrahmen

Die Anzeige beschreibt die Stelle konkret, mit Aufgaben, Arbeitszeiten, Team und einem Gehaltsrahmen, auch dort, wo die Praxis noch nicht rund läuft. Für Bewerberinnen, die schon eine Stelle haben, taugen deshalb Angaben, die sich mit der jetzigen Stelle vergleichen lassen, besser als allgemeine Lobesformeln (eigene Empfehlung).

Für den Rahmen liefert der Gehaltstarifvertrag die Untergrenze. Er ordnet nach Tätigkeit in sechs Gruppen und nach Berufsjahren in Stufen:

Quelle: Gehaltstarifvertrag für Medizinische Fachangestellte, Tabelle ab 01.01.2026, Auszug. Teilzeit wird je vereinbarter Stunde mit einem 167tel des Vollzeitgehalts vergütet.

Unmittelbar gilt der Tarif zwischen Mitgliedern beider Tarifparteien, sonst bei Bezugnahme im Arbeitsvertrag oder bei betriebsüblicher Anwendung. Bewerberinnen kennen ihn trotzdem, deshalb taugt er als Untergrenze. Wie weit die Praxis darüber gehen kann, zeigt die eigene Personalkostenquote; welche Stufe welches Monatsgehalt ergibt, zeigt der MFA-Gehaltsrechner samt Arbeitgeberkosten.

Rechtlich ist die Gehaltsangabe in Bewegung. Die Richtlinie (EU) 2023/970 gibt Stellenbewerbern ein Recht auf Information über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne und gegebenenfalls über die angewandten Tarifbestimmungen, etwa in der Stellenausschreibung oder vor dem Vorstellungsgespräch; nach dem bisherigen Gehalt sollen Arbeitgeber nicht mehr fragen dürfen (Art. 5). Verbindlich wird das für private Arbeitgeber erst mit dem deutschen Umsetzungsgesetz. Die Umsetzungsfrist endete am 7. Juni 2026 (Art. 34). Nach der Antwort der Bundesregierung vom Juli 2026 war der Gesetzentwurf vorbereitet, das Gesetzgebungsverfahren aber noch nicht eingeleitet (Deutscher Bundestag). Wer den Rahmen schon jetzt nennt, muss die Anzeige später nicht umbauen.

Eine Aufstiegsperspektive wirbt mit. Höhere Gruppen hängen im Tarif an Fortbildungsstunden, Gruppe IV etwa an mindestens 120 Stunden mit der Versorgungsassistenz in der Hausarztpraxis als Beispiel, zählen aber nur, wenn die Fortbildung am Arbeitsplatz angewendet wird. Welche ärztlichen Aufgaben eine so qualifizierte Kraft übernehmen darf, steht im Beitrag über Delegation in der Arztpraxis.

3. Kanäle nach Bewerberlage wählen

Weil 2025 nur 2,4 Prozent der Medizinischen Fachangestellten arbeitslos waren (Bundesagentur für Arbeit), braucht die Suche Kanäle für Suchende und für Beschäftigte (eigene Einordnung). Stellenbörsen, die Jobbörse der Bundesagentur und eine Karriereseite, die Jobsuchmaschinen auslesen können, erreichen die Suchenden. Beschäftigte, die nicht aktiv suchen, erreichen eher Hinweise aus dem eigenen Team und regional ausgespielte Anzeigen in sozialen Medien mit einer Seite, die Team, Aufgaben und Bedingungen zeigt. Wie groß die zweite Gruppe ist, beziffert keine der hier verwendeten Quellen.

Auf Dauer wirken diese Wege nur, wenn der Arbeitsalltag zur Beschreibung passt. Ob ein Kanal sich lohnt, entscheidet die eigene Auswertung: Kosten je Kanal, geteilt durch passende Bewerbungen und durch Einstellungen.

4. Kurzbewerbung und schneller Rückruf

Der erste Kontakt sollte nur Name, Telefonnummer und aktuelle Tätigkeit verlangen; Lebenslauf und Zeugnisse folgen vor dem Gespräch. Die Empfehlung leitet sich aus dem Bewerberkreis ab: Wer beschäftigt ist und nicht aktiv sucht, hat für einen ersten Schritt mit vollständigen Unterlagen den geringsten Anlass.

Danach zählt die Reaktionszeit, denn jeder Tag verlängert die Besetzungsdauer, die Sie messen. Legen Sie vor der Ausschreibung fest, wer eingehende Bewerbungen sichtet und spätestens am nächsten Werktag anruft, auch außerhalb der Sprechzeiten. Die Kündigungsfrist der Bewerberin gehört gleich in die Planung: Nach § 622 Abs. 1 BGB und dem Manteltarifvertrag kann sie mit vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende kündigen. Die nach Betriebszugehörigkeit gestaffelten längeren Fristen gelten nur, wenn der Arbeitgeber kündigt; ihr Arbeitsvertrag kann für sie aber eine längere Frist vorsehen, höchstens so lang wie die des Arbeitgebers (§ 622 Abs. 5 und 6 BGB). Ist sie bei ihrem jetzigen Arbeitgeber selbst noch in der Probezeit, beträgt die Frist zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB, § 18 Abs. 3 Manteltarifvertrag).

5. Auswahl in Stufen

Die Auswahl läuft in festgelegten Stufen: Telefonat mit Leitfaden, Unterlagen, Gespräch außerhalb der Sprechstunde, Probearbeit, Vertragsangebot. Jede Stufe prüft das Profil aus Schritt 1, und keine fällt weg, weil die Stelle drängt.

Eine übersprungene Stufe spart Tage, eine gescheiterte Besetzung kostet die Einarbeitungsstunden, eine zweite Suche und weitere Vakanzwochen; wie sich das rechnet, steht im Abschnitt zu den Kosten. Im Gespräch lohnt es, mehr zu fragen als zu erzählen und Schwächen der Praxis selbst anzusprechen. Nach dem bisherigen Gehalt sollte die Frage nicht gehen; die Richtlinie (EU) 2023/970 sieht vor, sie auszuschließen, die Frage nach der Gehaltsvorstellung bleibt.

6. Probearbeit: Kennenlernen oder Arbeit

Ein Probetag ohne jede Pflicht kann unbezahlt bleiben; volle, angewiesene Mitarbeit hat das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein 2005 in einem Einzelfall als Arbeitsverhältnis gewertet. Es hat die Grenze so gezogen: Im sogenannten Einfühlungsverhältnis unterliegt die Person nur dem Hausrecht, nicht dem Direktionsrecht, muss keine Arbeitszeit einhalten und ist zur Arbeit nicht verpflichtet; Vergütung schuldet der Arbeitgeber dann nur, wenn sie vereinbart ist. Wer dagegen eingegliedert, eingeplant und angewiesen wird, steht nach dem Urteil in einem Probearbeitsverhältnis, und ein Arbeitsverhältnis begründet stets eine Vergütungspflicht. Zwei Tage Mitfahren mit einem einarbeitenden Kollegen hielt das Gericht noch für denkbar als Einfühlung, die zwei Wochen selbstständiger Arbeit danach nicht. Es bezeichnete die Entscheidung selbst als am Einzelfall orientiert.

Das Bundessozialgericht hat 2019 einen anderen Ausschnitt entschieden, die Unfallversicherung. Ein Bewerber, der an einem unentgeltlichen Probearbeitstag mitarbeitete, war nach dem Urteil sozialversicherungsrechtlich nicht beschäftigt, weil er weder eingegliedert noch weisungsgebunden war, stand aber als Wie-Beschäftigter unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung, weil seine Arbeit wirtschaftlichen Wert hatte. Beide Urteile widersprechen sich nicht: Sie betreffen verschiedene Rechtsgebiete und verschiedene Sachverhalte, einen Tag und zwei Wochen. Für einen reinen Kennenlerntag ohne Mitarbeit trifft das Urteil des Bundessozialgerichts keine Aussage.

Daraus folgt eine einfache Wahl:

• Kennenlerntag ohne Pflichten. Die Bewerberin sieht Abläufe, Team und Räume, stellt Fragen, steht in keinem Plan und erledigt keine zugewiesenen Aufgaben. Ob die Unfallversicherung dafür eintritt, klärt eine Rückfrage bei der zuständigen Berufsgenossenschaft.
• Tag mit Mitarbeit unter Anleitung. Er zeigt mehr, etwa am Empfang oder im Labor. Ob ein einzelner Tag schon ein Arbeitsverhältnis begründet, hängt an den Umständen; wer die Vergütung schriftlich vereinbart, nimmt die Frage aus dem Spiel. Ein Tag von 7,7 Stunden, also 38,5 Wochenstunden auf fünf Tage, kostet in Tätigkeitsgruppe I im 1. bis 4. Berufsjahr rund 136 Euro brutto, mit Sozialaufwand rund 169 Euro (eigene Rechnung, Tarif 2026).

Ob der Einzelfall ein Einfühlungs- oder ein Arbeitsverhältnis ist, beurteilt eine Fachanwältin für Arbeitsrecht. Ist der Eindruck nach dem Probetag gut, empfiehlt es sich, das Angebot am selben Tag vorzulegen; jeder Tag bis zur Zusage verlängert die eigene Besetzungsdauer, und eine Bewerberin mit anderen Gesprächen kann in der Zeit anderswo zusagen.

7. Einarbeitung mit schriftlichem Plan

Mit einem schriftlichen Einarbeitungsplan hat die Probezeit einen Maßstab, ohne ihn nur einen Eindruck. Der Plan führt jede Tätigkeit, jedes Gerät und jedes Programm auf und vermerkt zweierlei: einmal gezeigt, einmal unter Aufsicht selbst erledigt. Eine erfahrene Kollegin betreut, mit dafür reservierten Stunden, und kurze Zwischengespräche halten den Stand fest.

Am Ende steht ein Termin. Die Probezeit dauert nach dem Manteltarifvertrag drei Monate und lässt sich einvernehmlich um bis zu drei Monate verlängern; in einer vereinbarten Probezeit von längstens sechs Monaten gilt eine Kündigungsfrist von zwei Wochen. Die Entscheidung über das Bleiben gehört deshalb als fester Termin vor das Ende der Probezeit.

8. Selbst ausbilden

Bei Ausbildungsstellen ist die Bewerberlage besser: 2021/2022 erhielt mehr als die Hälfte der ausbildenden Praxen und MVZ vier und mehr Bewerbungen je Stelle (Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung). Im selben Zi-Paper zur MFA-Ausbildung besetzten rund 90 Prozent alle angebotenen Ausbildungsstellen, und rund 42 Prozent der Praxen und MVZ bildeten aus (Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung). Bei Fachkräften stehen dagegen der Engpassbefund der Bundesagentur von 2025 und die 93,9 Prozent der ärztlichen MVZ mit Nachbesetzungsproblemen 2022. Die Gegenüberstellung ist eine eigene Einordnung aus verschiedenen Erhebungen und Jahren. Vom 1. Oktober 2024 bis zum 30. September 2025 wurden 17.829 Ausbildungsverträge für Medizinische Fachangestellte neu abgeschlossen (BIBB-Erhebung zum 30. September), Rang vier aller dualen Ausbildungsberufe; bei den Frauen stand der Beruf mit 16.680 Verträgen auf Rang eins (Bundesinstitut für Berufsbildung).

Schwierig ist bei Auszubildenden die Eignung, nicht die Zahl. In fast der Hälfte der Einrichtungen war im Schnitt nicht einmal die Hälfte der Bewerbungen je Ausbildungsstelle geeignet; 33,2 Prozent der ausbildenden Praxen und MVZ hatten zwischen 2017 und 2021 Ausbildungsabbrüche, und 77,5 Prozent der Abbrechenden waren im ersten Lehrjahr. Die Probezeit der Ausbildung hat dadurch Gewicht: Sie dauert einen bis vier Monate (§ 20 BBiG), und in ihr kann jederzeit ohne Frist gekündigt werden (§ 22 Abs. 1 BBiG).

Die tarifliche Ausbildungsvergütung beträgt 2026 monatlich 1.050, 1.150 und 1.250 Euro im ersten bis dritten Jahr, zusammen 41.400 Euro brutto über drei Jahre, mit Sozialaufwand rund 51.500 Euro (eigene Rechnung). Dazu kommen Betreuungsstunden und Berufsschultage, an denen die Auszubildende fehlt. Übernimmt die Praxis sie nach erfolgreichem Abschluss direkt, entfällt nach dem Manteltarifvertrag die Probezeit. Ausbildung füllt keine Lücke von heute, sondern in der Regel erst eine in drei Jahren; eine Verkürzung nach § 8 BBiG ist möglich (eigene Einordnung).

Was eine offene Stelle und eine gescheiterte Besetzung kosten

Eine gescheiterte Besetzung kostet Einarbeitungsstunden, eine zweite Suche und die Mehrkosten der Vakanz, also Überstundenmehrkosten und ausgefallene Leistungen; das Gehalt bis zur Trennung ist dagegen Lohn für geleistete Arbeit. Zur Einordnung: Endet ein Arbeitsverhältnis in Tätigkeitsgruppe I im 1. bis 4. Berufsjahr nach drei Monaten Probezeit mit zwei Wochen Frist, hat die Praxis bis dahin rund 12.800 Euro Arbeitgeberkosten gezahlt (eigene Rechnung, Tarif 2026). Rechenweg: 2.939,59 Euro mal 1,244 für den Sozialaufwand ergibt 3.656,85 Euro im Monat, mal dreieinhalb (zwei Wochen als halber Monat gerechnet) rund 12.800 Euro. Der Faktor ist der Anteil der Sozialaufwendungen an den Bruttoentgelten in Praxen der Allgemeinmedizin 2024 (Statistisches Bundesamt, Tabelle 52571-10). Wie viel davon verloren ist, hängt an der Leistung in dieser Zeit und lässt sich nicht pauschal sagen.

Der Schaden lässt sich dagegen aus Stundengrößen der eigenen Praxis und den Rechnungen der zweiten Suche zusammensetzen, die Stunden mit Tarifsätzen bewertet:

Dazu kommen die Rechnungen der zweiten Suche, etwa Anzeigen oder Vermittlung, in voller Höhe. Während der Vakanz entfällt das Gehalt der freien Stelle; als Schaden zählt deshalb nur, was darüber hinausgeht. Die Sätze folgen der tariflichen Regel, nach der eine Stunde ein 167tel des Monatsgehalts ist. Eine Stunde der unbesetzten Stelle in Gruppe I, 1. bis 4. Berufsjahr, kostet 2.939,59 Euro geteilt durch 167, also 17,60 Euro, mit Sozialaufwand 21,90 Euro. Eine Stunde der erfahrenen Kollegin in Gruppe I, 9. bis 12. Berufsjahr, kostet 3.045,53 Euro geteilt durch 167, also 18,24 Euro, mit Sozialaufwand 22,69 Euro, als Überstunde mit 25 Prozent Zuschlag 28,36 Euro. Der Satz gilt auch, wenn eine Teilzeitkraft vertritt, deren Zuschlag ab der ersten Stunde über ihre vereinbarte Arbeitszeit anfällt. Allgemein gilt: Mehrkosten je Überstunde sind der Überstundensatz der Vertretung minus der Stundensatz der freien Stelle. Im Beispiel Gruppe I, 9. bis 12. gegen 1. bis 4. Berufsjahr sind das 6,46 Euro, davon 5,67 Euro Zuschlag und 0,79 Euro Stufenunterschied (eigene Rechnung).

Mehrstunden, die nicht innerhalb von vier, längstens zwölf Wochen durch Freizeit ausgeglichen werden, sind Überstunden mit 25 Prozent Zuschlag; auch ein späterer Freizeitausgleich enthält den Zuschlag (§ 7 Abs. 2 und 4 Gehaltstarifvertrag, § 7 Abs. 1 Manteltarifvertrag). Für Vollzeitkräfte ist die Grenze die regelmäßige Wochenarbeitszeit von durchschnittlich 38,5 Stunden (§ 6 Abs. 1 Manteltarifvertrag). Nach § 7 Abs. 4 Satz 1 Gehaltstarifvertrag sind im Fenster ausgeglichene Stunden keine Überstunden; ein Zuschlag fällt dann nach unserer Lesart nicht an. Bei Vollzeitkräften vermeidet ein im Fenster geplanter Freizeitausgleich den Zuschlag also, verschiebt die Lücke aber nur.

Für Teilzeitkräfte fällt der Überstundenzuschlag an, sobald die vereinbarte individuelle Arbeitszeit überschritten wird (§ 14 Abs. 4 Manteltarifvertrag). Ob das Ausgleichsfenster auch dort gilt, regelt der Tarif nicht ausdrücklich; nach eigener Lesart rechnen Sie vorsichtig mit Zuschlag. Für Praxen ohne Tarifanwendung ist die Richtung durch die Rechtsprechung vorgezeichnet: Der Europäische Gerichtshof hat am 29.07.2024 (C-184/22 und C-185/22) Zuschläge erst oberhalb der Vollzeit als schlechtere Behandlung von Teilzeitbeschäftigten gewertet, das Bundesarbeitsgericht am 05.12.2024 (8 AZR 370/20) eine solche Tarifregel ohne sachlichen Grund für unvereinbar mit § 4 Abs. 1 TzBfG gehalten.

Den Wert der eigenen Sprechstunde zeigt der Rechner Umsatz pro Sprechstunde. Die Summe ist der Maßstab für das, was eine sorgfältigere Auswahl kosten darf. Ein bezahlter Probetag von rund 169 Euro mit Sozialaufwand entspricht in dieser Rechnung gut sieben Einarbeitungsstunden einer erfahrenen Kollegin (eigene Rechnung).

Die eigene Besetzungsdauer messen und vergleichen

Messen Sie für jede Besetzung die Tage vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Vertragsunterschrift. Diese Zahl steht der Vakanzzeit der Bundesagentur am nächsten, die bis zur Abmeldung der Stelle zählt und diese als Näherung für den Besetzungszeitpunkt verwendet; deckungsgleich sind beide nicht. Den ersten Arbeitstag führen Sie getrennt, weil dazwischen die Kündigungsfrist der neuen Kraft liegt. Daneben gehören zwei Größen in dieselbe Liste: wie viele Beschäftigte im Jahr gegangen sind, bezogen auf alle Beschäftigten, und wie viele Arbeitsverhältnisse in der Probezeit endeten. Den Wunschtermin notieren Sie bei der Ausschreibung in einer Stellenliste; Vertragsunterschrift, Abgänge und Kündigungen in der Probezeit stehen in Personalakte und Lohnjournal. Die Besetzungsdauer fällt mit jeder Besetzung neu an, Abgänge und Probezeitabbrüche zählen Sie einmal im Jahr.

Je nach Ergebnis folgt etwas anderes:

• Ihre Besetzungsdauer liegt über 69 Tagen. Der Engpass liegt vor dem Gespräch, bei Kanälen, Anzeige oder Reaktionszeit, also in den Schritten 2 bis 4. Prüfen Sie zuerst die Tage zwischen Bewerbungseingang und Rückruf und ob der Gehaltsrahmen in der Anzeige steht.
• Sie besetzen schnell, aber Arbeitsverhältnisse enden in der Probezeit. Der Engpass liegt in der Auswahl. Rechnen Sie die letzte gescheiterte Besetzung mit der Tabelle oben nach; ihr Ergebnis begrenzt, was ein bezahlter Probetag mit Mitarbeit und ein längeres Gespräch kosten dürfen.
• Abgänge wiederholen sich jedes Jahr. Dann ist Suche ein Dauerzustand. Eine ständig geschaltete Anzeige auf der Karriereseite und ein eigener Ausbildungsplatz holen die Suche vor die nächste Kündigung.

Für die Kostenseite gehört eine zweite Zahlenreihe in dieselbe Liste: wie sich Personalkosten und Überstunden in den Monaten der Vakanz bewegt haben. Der Finanzmanager von MediPulse zeigt die Personalkosten im Quartalsvergleich neben den übrigen Kosten, sodass eine Vakanz im laufenden Jahr sichtbar wird. Wie viele Medizinische Fachangestellte je Inhaber:in als Vergleich taugen, ordnet der Beitrag MFA pro Arzt ein, in Köpfen und in Vollzeitäquivalenten; welche Personalkennzahl in den Monatstermin gehört, der Beitrag zu den Praxiskennzahlen. Wer die Suche einer Praxismanagerin überträgt, findet Aufgaben und Kosten dieser Rolle im Beitrag zum Praxismanagement.

Häufige Fehler

• Erst nach der Kündigung suchen. Bei der gesetzlichen Grundfrist ist eine kündigende Kraft nach vier bis gut sechs Wochen weg, die Hälfte der gemeldeten Stellen war 2025 aber mindestens 69 Tage über den Wunschtermin hinaus offen.
• Vollständige Unterlagen als ersten Schritt verlangen. Beschäftigte, die nicht aktiv suchen, schreiben dafür keine Bewerbungsmappe.
• Übertariflich schreiben statt eine Spanne nennen. Die Formulierung beantwortet keine Frage und spart kein Gespräch.
• Den Probetag mit Mitarbeit unbezahlt planen. Nach einer Einzelfallentscheidung des Landesarbeitsgerichts Schleswig-Holstein begründet angewiesene volle Mitarbeit ein Arbeitsverhältnis mit Vergütungspflicht.
• Das Gehalt bis zur Trennung für den Schaden halten. Ihm steht geleistete Arbeit gegenüber; verloren sind Einarbeitungsstunden, die zweite Suche und die Mehrkosten der Vakanz.
• Einarbeitung nebenbei. Ohne Plan und reservierte Stunden fehlt am Ende der Probezeit die Grundlage für die Entscheidung.
• Auszubildende als Ersatz für eine Fachkraft einplanen. An Berufsschultagen fehlen sie, und der Dienstplan geht nicht auf.

Rechtsstand und Vorbehalte

Die Arbeitsmarktwerte stammen aus der Fachkräfteengpassanalyse 2025 der Bundesagentur für Arbeit, veröffentlicht im Mai 2026; die Vakanzzeit erfasst nur gemeldete Stellen und zählt ab dem gewünschten Besetzungstermin. Die MVZ-Werte gelten für 2022, die Ausbildungswerte des Zentralinstituts für 2021 und 2022. Die Tarifwerte gelten für 2026 nach Gehalts- und Manteltarifvertrag vom 21.11.2024, beide frühestens zum 31.12.2026 kündbar; für spätere Jahre ist eine neue Tabelle zu prüfen. Anwendbar sind sie über Mitgliedschaft beider Seiten, vertragliche Bezugnahme oder betriebsübliche Anwendung, und sie sind Untergrenzen, keine regionalen Marktgehälter.

Alle Eurobeträge zu Arbeitgeberkosten sind eigene Rechnungen ohne Sonderzahlung und betriebliche Altersversorgung, Zuschläge nur im Überstundensatz nach § 7 Gehaltstarifvertrag; für Teilzeitkräfte regelt § 14 Abs. 4 Manteltarifvertrag den Zuschlag ab der vereinbarten Stundenzahl. Dass im Fenster ausgeglichene Mehrstunden von Vollzeitkräften zuschlagsfrei bleiben, ist eigene Lesart von § 7 Abs. 4 Gehaltstarifvertrag; ob das Fenster für Teilzeitkräfte gilt, regelt der Tarif nicht, gerechnet wird vorsichtig mit Zuschlag. Der Sozialaufwand von 24,4 Prozent ist ein Mittelwert der Allgemeinmedizin, der verlinkte Gehaltsrechner arbeitet mit 24 Prozent.

Die Aussagen zur Probearbeit stützen sich auf das Urteil des Landesarbeitsgerichts Schleswig-Holstein vom 17.03.2005 (4 Sa 11/05), eine Einzelfallentscheidung, und auf das Urteil des Bundessozialgerichts vom 20.08.2019 (B 2 U 1/18 R) zur Unfallversicherung eines Probearbeitstags mit Mitarbeit. Zur Gehaltsangabe gilt: Die Richtlinie (EU) 2023/970 war bis zum 7. Juni 2026 umzusetzen; nach der Antwort der Bundesregierung vom Juli 2026 lag noch kein eingebrachter Gesetzentwurf vor. Ob inzwischen ein Gesetz gilt, ist vor einer Ausschreibung zu prüfen. Ob ein konkreter Probetag ein Einfühlungs- oder ein Arbeitsverhältnis ist, gehört vor dem Termin in eine arbeitsrechtliche Beratung. Im Übrigen informiert dieser Beitrag allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Fazit

Eine Medizinische Fachangestellte einzustellen ist zuerst eine Frage der Zeit: Der Beruf ist Engpassberuf, die Hälfte der gemeldeten Stellen war 2025 mindestens 69 Tage über den Wunschtermin hinaus offen, und arbeitslos gemeldet war 2025 nur ein kleiner Teil der Fachkräfte. Praxen, die früh suchen, einen Gehaltsrahmen nennen, am nächsten Werktag zurückrufen und trotzdem jede Stufe der Auswahl durchlaufen, sollten die Lücke verkürzen, ohne das Risiko einer gescheiterten Besetzung zu erhöhen (eigene Einordnung). Was ein Fehlgriff kostet, rechnet jede Praxis mit eigenen Stunden nach, im Beispiel Gruppe I (eigene Rechnung, Tarif 2026): 22,69 Euro je Einarbeitungsstunde, 6,46 Euro Mehrkosten je Überstunde bei Vertretung im 9. bis 12. für eine freie Stelle im 1. bis 4. Berufsjahr, dazu ausgefallene Leistungen und die zweite Suche. Die eigene Besetzungsdauer bis zur Vertragsunterschrift zeigt, an welchem der acht Schritte anzusetzen ist, und ein eigener Ausbildungsplatz holt die nächste Suche vor die nächste Kündigung.

Quellen

• Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse 2025, Berichte: Blickpunkt Arbeitsmarkt, Mai 2026, mit Datenanhang
• Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Engpassanalyse, Methodische Weiterentwicklung (PDF)
• Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung: Zi-MVZ-Panel, Jahresbericht 2023 (PDF)
• Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung: Ausbildung von Medizinischen Fachangestellten (MFA) in Praxen und Einrichtungen der vertragsärztlichen Versorgung, Zi-Paper 23 (PDF)
• Bundesinstitut für Berufsbildung: Rangliste der Neuabschlüsse bei Ausbildungsberufen, Ergebnisse der BIBB-Erhebung zum 30. September 2025
• Bundesinstitut für Berufsbildung: Tabelle 67, Rangliste 2025 der Ausbildungsberufe nach Neuabschlüssen
• Bundesärztekammer: Gehaltstarifvertrag für Medizinische Fachangestellte ab 01.01.2025, Tabelle ab 01.01.2026 (PDF)
• Bundesärztekammer: Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte ab 01.01.2025 (PDF)
• Statistisches Bundesamt, Statistischer Bericht Kostenstrukturstatistik im medizinischen Bereich 2024
• Deutscher Bundestag, heute im bundestag 587/2026: Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie
• Richtlinie (EU) 2023/970 zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts durch Entgelttransparenz
• Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein: Urteil vom 17.03.2005, 4 Sa 11/05 (PDF)
• Bundessozialgericht: Urteil vom 20.08.2019, B 2 U 1/18 R
• Gerichtshof der Europäischen Union: Urteil vom 29.07.2024, C-184/22 und C-185/22
• Bundesarbeitsgericht: Urteil vom 05.12.2024, 8 AZR 370/20
• § 622 BGB: Kündigungsfristen bei Arbeitsverhältnissen
• § 4 TzBfG: Verbot der Diskriminierung
• § 7 AGG: Benachteiligungsverbot
• § 11 AGG: Ausschreibung
• § 15 AGG: Entschädigung und Schadensersatz
• § 8 BBiG: Verkürzung oder Verlängerung der Ausbildungsdauer
• § 20 BBiG: Probezeit
• § 22 BBiG: Kündigung