Praxismanagement: Aufgaben, Pflichten und was es kostet

Praxismanagement ist die Planung, Steuerung und Kontrolle aller nichtärztlichen Abläufe einer Arztpraxis. Vieles davon ist vorgeschrieben, etwa das Qualitätsmanagement; daneben steht die Steuerung von Abrechnung, Kosten und Personal, die über das Ergebnis entscheidet. Für Inhaberinnen und Inhaber stellt sich dabei weniger die Frage, was alles dazugehört, als die nach drei Entscheidungen: was gesteuert werden muss, was sich abgeben lässt und was eine Praxismanagerin dafür kosten darf.

Die letzte Frage hat eine Zahl. Steigt eine erfahrene Medizinische Fachangestellte in Vollzeit nach dem Gehaltstarifvertrag von Tätigkeitsgruppe I in die Gruppe für leitungsbezogene Aufgaben auf, kostet das die Praxis rund 12.730 Euro im Jahr mehr (eigene Rechnung, Tarif 2026, 9. bis 12. Berufsjahr). In einer allgemeinmedizinischen Praxis mit Durchschnittseinnahmen sind das rund 2,2 Prozentpunkte der Personalkostenquote. Zusätzliche Arbeitszeit entsteht dadurch nicht: Wer die Stunden ersetzt, die die neue Praxismanagerin nicht mehr am Empfang oder in der Behandlung verbringt, zahlt diese Stunden dazu.

Das Wichtigste in Kürze

• Praxismanagement umfasst alle nichtärztlichen Abläufe: Finanzen und Abrechnung, Personal, Qualitätsmanagement, Hygiene und Arbeitsschutz, Datenschutz und IT, Organisation, übrige Verwaltung. Die Gliederung ist eine eigene dieses Beitrags.
• Pflicht ist unter anderem ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement, umzusetzen innerhalb von drei Jahren nach der Zulassung. Die Kassenärztlichen Vereinigungen prüfen jährlich mindestens 2,5 Prozent der Praxen oder alle zwei Jahre 4 Prozent (Qualitätsmanagement-Richtlinie des G-BA).
• Abgeben lassen sich Vorbereitung und Organisation, nicht die Verantwortung. Die Sammelerklärung zur Quartalsabrechnung gibt nach dem Bundesmantelvertrag-Ärzte die abrechnende Ärztin ab, die Verantwortung als Arbeitgeberin bleibt bei der Inhaberin.
• Der Aufstieg einer MFA von Gruppe I auf V kostet in Vollzeit rund 12.730 Euro im Jahr mehr, mit 10 Wochenstunden Ersatz in Gruppe I rund 24.518 Euro. Eine neue Vollzeitstelle in Gruppe V kostet rund 58.194 Euro (eigene Rechnung, Tarif 2026, 9. bis 12. Berufsjahr).
• Die drei Varianten tragen sich ab 44, 84 und 199 zusätzlichen hausärztlichen Behandlungsfällen je Quartal (Aufstieg, Aufstieg mit Ersatz, neue Stelle; eigene Rechnung, aufgerundet; Fallwert 73,40 Euro laut KBV-Honorarbericht für das dritte Quartal 2024).
• Die Bezeichnung Praxismanagerin kommt im Gehaltstarifvertrag nicht vor. Er fragt nach Tätigkeit und Fortbildungsstunden: mindestens 360 für Gruppe V, 600 für Gruppe VI.

Was zum Praxismanagement gehört

Praxismanagement umfasst alle wiederkehrenden nichtärztlichen Aufgaben der Praxis, und jede lässt sich an einer Kennzahl oder einem Stand messen. Die Gliederung in der Tabelle ist eine eigene dieses Beitrags. Ihr Kriterium: Jede wiederkehrende nichtärztliche Aufgabe fällt nach ihrem Schwerpunkt in eine Zeile; was in keines der benannten Felder passt, steht in der letzten.

Zwei Felder tragen den wirtschaftlichen Kern. Finanzen und Abrechnung entscheiden über die Einnahmen, das Personal über den größten Kostenblock: In Praxen ohne fachübergreifende Berufsausübungsgemeinschaften und MVZ gingen 2024 im Mittel 33,3 Prozent der Einnahmen in die Personalaufwendungen, in der Allgemeinmedizin 36,1 Prozent (Statistisches Bundesamt). Wie diese Felder mit Kennzahlen gesteuert werden, behandeln die Beiträge zum Praxiscontrolling und zu den Praxiskennzahlen; Praxismanagement ist der Rahmen, in dem beide stattfinden.

Die übrigen Felder sind überwiegend Pflicht, und ihr wirtschaftlicher Effekt ist ein anderer: Sie kosten Arbeitszeit, und sie kosten mehr, wenn sie fehlen. Die Qualitätsmanagement-Richtlinie des G-BA beschreibt das Qualitätsmanagement als System aus Methoden und Instrumenten, die verpflichtend anzuwenden sind, unter anderem Prozess- und Ablaufbeschreibungen, die schriftliche Regelung von Zuständigkeiten, Checklisten, Teambesprechungen, Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen sowie Risiko- und Fehlermanagement; ein Zertifikat verlangt sie nicht. Die Kassenärztlichen Vereinigungen fordern nach der Richtlinie jährlich mindestens 2,5 Prozent oder alle zwei Jahre 4 Prozent zufällig ausgewählter Praxen zur Vorlage einer schriftlichen Dokumentation auf; wer sich nach mehrfacher Aufforderung verweigert, muss mit einer Maßnahme der Kassenärztlichen Vereinigung rechnen. Für die IT-Sicherheit gilt Ähnliches: Die Anforderungen setzt die Kassenärztliche Bundesvereinigung in einer Richtlinie, die nach dem Gesetz spätestens alle zwei Jahre an den Stand der Technik anzupassen ist; was das für die Software einer Praxis heißt, ordnet der Beitrag zur MVZ-Software ein.

Was bei der Inhaberin bleibt, auch wenn sie delegiert

Bei der Inhaberin bleiben die Sammelerklärung zur Quartalsabrechnung, die sie als abrechnende Ärztin unterschreibt, die Verantwortung für die Behandlungsdokumentation, die Verantwortung als Arbeitgeberin für den Arbeitsschutz und die Leitungsverantwortung für die Hygiene; abgeben lassen sich Vorbereitung, Organisation und Durchführung. Die folgende Tabelle ordnet die Pflichten dieses Beitrags danach, wer verpflichtet ist oder unterschreibt.

Die Sammelerklärung ist der Punkt, an dem die Abgrenzung am meisten zählt. Nach dem Bundesmantelvertrag-Ärzte ersetzt sie die Unterschrift des abrechnenden Arztes auf jedem einzelnen Abrechnungsschein; ihren Wortlaut legt die Kassenärztliche Vereinigung im Benehmen mit den Krankenkassenverbänden fest. Die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns beschreibt sie als Garantie für die persönliche Leistungserbringung und die sachlich richtige Abrechnung und ihre ordnungsgemäße Abgabe als eigene Voraussetzung des Honoraranspruchs. Eine Praxismanagerin kann die Abrechnung so gut vorbereiten, dass die Unterschrift schnell geht. Wer unterschreibt, ohne die Vorbereitung zu kennen, steht trotzdem für sie ein.

Beim Arbeitsschutz erlaubt das Gesetz die Übertragung ausdrücklich: Die Arbeitgeberin kann zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich beauftragen, Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen (§ 13 Absatz 2 ArbSchG). Verantwortlich sind diese Personen dann neben ihr, nicht an ihrer Stelle. Die Gefährdungsbeurteilung schließt ausdrücklich psychische Belastungen ein, und ihr Ergebnis muss in Unterlagen festgehalten sein; eine Praxismanagerin mit schriftlicher Beauftragung kann sie führen.

Von dieser organisatorischen Delegation zu trennen ist die Delegation ärztlicher Leistungen an qualifiziertes Personal, etwa Hausbesuche durch eine nichtärztliche Praxisassistentin. Sie folgt eigenen Regeln und eigenen Vergütungen, die der Beitrag zur Delegation in der Arztpraxis behandelt.

Was eine Praxismanagerin kostet

Der Aufstieg einer vorhandenen MFA von Tätigkeitsgruppe I auf V kostet in Vollzeit rund 12.730 Euro im Jahr mehr, eine neue Vollzeitstelle in Gruppe V rund 58.194 Euro an Vollkosten (eigene Rechnung, Tarif 2026, 9. bis 12. Berufsjahr). Die beiden Beträge messen Verschiedenes: Der Aufstieg bezahlt dieselbe Arbeitszeit höher, die neue Stelle bringt Arbeitszeit hinzu. Grundlage ist der Gehaltstarifvertrag für Medizinische Fachangestellte. Er ordnet leitungsbezogene Tätigkeiten der Tätigkeitsgruppe V zu und leitungs- und führungsbezogene, also die Organisation und Steuerung mehrerer umfassender Arbeitsbereiche, der Gruppe VI. Die Zuschläge auf Gruppe I betragen 28 und 42 Prozent. In Vollzeit liegt Gruppe V 2026 je nach Berufsjahr zwischen 3.762,68 und 4.413,09 Euro brutto im Monat, Gruppe VI zwischen 4.174,22 und 4.895,78 Euro.

Eigene Rechnung, alle Varianten in Vollzeit. Monatsgehälter 2026, Stufe 9. bis 12. Berufsjahr: Gruppe I 3.045,53 Euro, Gruppe IV 3.593,73 Euro, Gruppe V 3.898,28 Euro, Gruppe VI 4.324,65 Euro; zwölf Monatsgehälter ohne Sonderzahlungen und Zuschläge, mal 1,244 für den Sozialaufwand. Die 10 Wochenstunden Ersatz sind eine Annahme, gerechnet nach der Teilzeitformel des Tarifs; davon entfallen auf die Ersatzstunden rund 11.788 Euro im Jahr. Anteil an den Einnahmen von 583.000 Euro je Praxis der Allgemeinmedizin 2024. Kassenfälle zu 73,40 Euro je Behandlungsfall im hausärztlichen Versorgungsbereich im dritten Quartal 2024, also bevor § 87a Absatz 3c SGB V die hausärztlichen Leistungen neu regelte. Kosten von 2026 stehen damit Einnahmen und Fallwerten von 2024 gegenüber: Liegen die eigenen Einnahmen und der eigene Fallwert heute höher, fallen Anteil und nötige Fallzahl niedriger aus, liegen sie niedriger, höher. Quellen: Gehaltstarifvertrag für Medizinische Fachangestellte, Statistisches Bundesamt (Tabellen 52571-08 und 52571-10), KBV-Honorarbericht für das dritte Quartal 2024; vollständige Angaben unter Quellen.

Wer schon eine MFA in Gruppe IV beschäftigt, etwa mit einer Fortbildung zur nichtärztlichen Praxisassistentin, die der Tarif dort als Beispiel nennt, zahlt für den Schritt auf V nur rund 4.546 Euro im Jahr mehr (eigene Rechnung). Eine zusätzliche Vollzeitkraft in Gruppe V entspricht in der allgemeinmedizinischen Durchschnittspraxis dagegen gut einem Viertel der gesamten Personalaufwendungen von 36,1 Prozent der Einnahmen. Der Aufstieg von Gruppe I auf V verschiebt die Personalkostenquote um rund 2,2 Prozentpunkte und liegt damit knapp über der Schwelle von zwei Prozentpunkten, die der Beitrag zum Kennzahlenmanagement als Auslöser für eine Prüfung vorschlägt. Wer den Aufstieg beschließt, setzt deshalb den Zielwert der Personalkostenquote im selben Zug neu, statt im nächsten Monat eine Abweichung zu besprechen, die eine bewusste Entscheidung war. Die Werte der übrigen Fachgebiete stehen im Beitrag zur Personalkostenquote.

Weicht der eigene Arbeitgeberaufschlag um einen Prozentpunkt von den 24,4 Prozent der Statistik ab, ändert das die Mehrkosten des Aufstiegs von Gruppe I auf V um rund 102 Euro im Jahr (eigene Rechnung). Die Entscheidung kippt daran nicht.

Ab wie vielen zusätzlichen Fällen sich eine Praxismanagerin trägt

Der Aufstieg einer MFA von Gruppe I auf V in Vollzeit trägt sich rechnerisch ab 44 zusätzlichen hausärztlichen Behandlungsfällen je Quartal, mit 10 Wochenstunden Ersatz (Annahme) ab 84, eine neue Vollzeitstelle in Gruppe V ab 199 (eigene Rechnung, aufgerundet, 73,40 Euro je hausärztlichem Behandlungsfall laut KBV, drittes Quartal 2024). Ein Behandlungsfall ist nach dem Bundesmantelvertrag-Ärzte die gesamte Behandlung desselben Versicherten in derselben Praxis innerhalb eines Quartals zu Lasten derselben Krankenkasse, also grob ein Patient je Quartal. Zum Maßstab: Auf eine volle hausärztliche Teilnahme kamen im dritten Quartal 2024 rechnerisch rund 916 Behandlungsfälle (eigene Rechnung aus dem KBV-Honorarbericht). Die 44 Fälle sind davon knapp 5 Prozent, die 84 gut 9 Prozent, die 199 knapp 22 Prozent.

Daraus folgen zwei Bedingungen:

1. Der Aufstieg lohnt sich, wenn die MFA Aufgaben übernimmt, die bisher die Inhaberin erledigt, und die frei werdende ärztliche Zeit in die Sprechstunde geht und dort zusätzliche Patientinnen und Patienten behandelt werden, nicht nur mehr Kontakte. Bei einem höheren eigenen Fallwert sind entsprechend weniger Fälle nötig; den eigenen Fallwert zeigt die Abrechnungsanalyse. Fehlen der MFA die Stunden für ihre bisherigen Aufgaben, gilt die Zeile mit Ersatz.
2. Eine neue Stelle lohnt sich erst, wenn genug Managementarbeit anfällt, um sie zu füllen, und wenn ihr Gegenwert 199 Fälle je Quartal erreicht. Ob die Arbeit dafür reicht, sagt keine Statistik; die Größe der Praxis gibt einen Anhaltspunkt. Praxen des Fachgebiets Allgemeinmedizin ohne fachübergreifende Berufsausübungsgemeinschaften und MVZ hatten am 30. September 2024 im Mittel 7,9 tätige Personen einschließlich der Inhaberinnen und Inhaber (Statistisches Bundesamt, Tabelle 52571-10); eine Vollzeitstelle allein für das Management würde dort die Zahl der tätigen Personen um mehr als ein Achtel erhöhen (eigene Rechnung). Vergleichswerte für die Besetzung mit Fachangestellten stehen im Beitrag zu MFA je Arzt.

Der Fallwert ist dabei nur das Kassenhonorar, und die Rechnung enthält nur Gehalt und Sozialaufwand. Privateinnahmen machen sie günstiger. Sachkosten für Arbeitsplatz und Software erhöhen die nötige Fallzahl, ebenso die Fortbildung: Den Pflichtteil der Fachwirtin für ambulante medizinische Versorgung bietet die Bezirksärztekammer Nordwürttemberg laut ihrer Kammerseite, die bereits die Prüfungstermine 2027 nennt, für 2.000 Euro Lehrgangs- und 180 Euro Prüfungsgebühr an; die Landesärztekammer Hessen nennt auf ihrer Seite mit den Lehrgängen ab November 2026 und Februar 2027 2.500 Euro Lehrgangsgebühr und zusammen 215 Euro Prüfungsgebühren. Das sind einmalig rund 30 bis 37 hausärztliche Behandlungsfälle zu 73,40 Euro (eigene Rechnung, aufgerundet). Der Pflichtteil allein deckt die Stunden für Gruppe V nicht ab: In Nordwürttemberg umfasst er acht Module zu je 40 Unterrichtseinheiten, zusammen 320, weniger als die 360 Stunden des Tarifs, wenn eine Unterrichtseinheit als Stunde zählt. Der Wahlteil umfasst dort weitere 120 Stunden und kostet je nach Lehrgang zusätzlich; die Freistellung für die Unterrichtszeit kommt hinzu. Beides ist hier nicht eingerechnet. Ebenso erhöht eine Sprechstunde, die schon ausgelastet ist, die Hürde: Wenn keine zusätzlichen Fälle möglich sind, muss die Entlastung über weniger Überstunden, eine sauberere Abrechnung oder geringere Fehlerkosten kommen, und diese Größen sind schwerer zu beziffern. In Praxen mit mehreren Standorten oder als MVZ verschiebt sich die Rechnung zur eigenen Stelle; der Beitrag zum MVZ-Management beschreibt, was sich dort an der Führung ändert.

Gehalt und Voraussetzungen: was der Titel Praxismanagerin aussagt

Eine Praxismanagerin verdient nach dem Gehaltstarifvertrag für Medizinische Fachangestellte 2026 in Vollzeit in Gruppe V zwischen 3.762,68 und 4.413,09 Euro brutto im Monat, in Gruppe VI zwischen 4.174,22 und 4.895,78 Euro, je nach Berufsjahr. Die Bezeichnung selbst kommt im Tarif nicht vor; für die Vergütung zählt die Tätigkeitsgruppe. Eingruppiert wird nach ausgeübter Tätigkeit und Fortbildungsstunden; die Eingruppierung soll im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Für Gruppe V verlangt der Tarif mindestens 360 Fortbildungsstunden und entsprechende Berufserfahrung; die 360 Stunden müssen eine Fortbildung von mindestens 120 Stunden und weitere Einheiten von mindestens 40 Stunden enthalten, erbracht innerhalb von fünf Jahren. Als Beispiel nennt er die Fachwirtin für ambulante medizinische Versorgung. Für Gruppe VI verlangt der Tarif eine einzelne Fortbildungsmaßnahme von mindestens 600 Stunden und entsprechende Berufserfahrung; anders als bei Gruppe V lassen sich die Stunden nicht aus mehreren Kursen sammeln. Als Beispiele nennt er die Betriebswirtin für Management im Gesundheitswesen und die Fachwirtin im Gesundheits- und Sozialwesen. Einen Mindestanteil der leitungsbezogenen Tätigkeit an der Arbeitszeit nennt der Tarif nicht; Vertretungen während Urlaub oder Krankheit bis zu sechs Wochen führen nach ihm nicht zur Höhergruppierung.

Für die Praxis folgt daraus zweierlei. Erstens zählt eine Fortbildung nach dem Tarif nur dann für die Vergütung, wenn ihre Inhalte am Arbeitsplatz oder in der Einrichtung angewendet werden; wer eine Fachwirtin beschäftigt und ihr keine Leitungsaufgaben überträgt, zahlt nach der ausgeübten Tätigkeit. Zweitens gilt der Tarif unmittelbar und zwingend nur zwischen beiderseits Tarifgebundenen, also Mitgliedern der Tarifparteien (§ 3 Absatz 1 und § 4 Absatz 1 TVG). Sind nicht beide Seiten Mitglied, sieht § 2 des Gehaltstarifvertrags seine Anwendung vor, wenn der Arbeitsvertrag auf ihn verweist oder die tariflichen Bestimmungen betriebsüblich angewendet werden; rechtlich wirkt das über den Arbeitsvertrag, und ob es im Einzelfall zutrifft, ist eine Frage für die arbeitsrechtliche Beratung. Das eigene Tarifgehalt nach Gruppe und Berufsjahr rechnet der MFA-Gehaltsrechner.

Der Monatstermin: welche Zahlen die Praxisleitung sieht

Im Monatstermin liegen Praxisergebnis, Umsatzrendite, Personalkostenquote und Liquiditätsreichweite auf dem Tisch, je Quartal Fallzahl und Fallwert, dazu die organisatorischen Stände bis hin zur Zahl der ständig mit Patientendaten arbeitenden Personen gegen die Datenschutzschwelle von 20. Vorbereiten kann beides die Praxismanagerin, entscheiden muss die Inhaberin.

Die wirtschaftlichen sind die Startkennzahlen aus dem Kennzahlenmanagement: Praxisergebnis, Umsatzrendite, Personalkostenquote und Liquiditätsreichweite, dazu je Quartal Fallzahl und Fallwert. Sie kommen aus der BWA, dem Praxisverwaltungssystem, dem Honorarbescheid, der den Fallwert endgültig festlegt, und dem Bankkonto; erst zusammen zeigen sie, ob die Praxis verdient und ob das Geld reicht. Warum das zwei verschiedene Fragen sind, erklärt der Beitrag zur Liquidität. Wie Zuständigkeit, Schwelle und Maßnahme je Kennzahl festgelegt werden, steht im Beitrag zum Kennzahlenmanagement, welche Zahl in welcher Quelle wie schnell vorliegt, im Beitrag zum Praxis-Dashboard.

Die organisatorischen Stände sind kürzer, aber ohne sie fällt eine Pflicht erst bei der Prüfung auf:

• Qualitätsmanagement: offene Maßnahmen aus Fehlermeldungen und Teambesprechungen, nächster Überprüfungstermin der Prozessbeschreibungen.
• Hygiene und Arbeitsschutz: offene Punkte aus Begehung und Gefährdungsbeurteilung, mit Termin und Namen.
• Datenschutz: wie viele Personen ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten, gegen die Schwelle von 20. Die Schwelle schließt nach der Lesart der hessischen Datenschutzaufsicht die Inhaberinnen und Inhaber ein; in der Einzelpraxis beginnt die Pflicht damit bei 19 weiteren Personen.
• Personal: Überstunden und Ausfallzeiten, weil sie die Personalkosten bewegen, bevor die BWA sie zeigt.

Die Datenschutzschwelle zeigt, warum die Zahl in den Termin gehört. Arztpraxen ohne fachübergreifende Berufsausübungsgemeinschaften und MVZ hatten am 30. September 2024 im Mittel 8,4 tätige Personen, MVZ dagegen 37,6, über alle Arztpraxen 9,9 (Statistisches Bundesamt, Tabelle 52571-10). Die Statistik zählt alle tätigen Personen und ist deshalb nur eine Annäherung an die Schwelle; Praxen der ersten Gruppe liegen im Mittel deutlich unter 20, MVZ im Mittel deutlich darüber. Unabhängig von der Kopfzahl ist ein Datenschutzbeauftragter nach § 38 Absatz 1 Satz 2 BDSG zu benennen, wenn eine Verarbeitung einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegt, und nach Artikel 37 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO, wenn die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten wie Gesundheitsdaten besteht; ab wann eine Arztpraxis diese Grenze erreicht, ist nach Darstellung der hessischen Aufsicht nicht abschließend geklärt. Wer in die Nähe von 20 kommt, klärt die Frage deshalb vor der nächsten Einstellung mit der zuständigen Aufsichtsbehörde.

So gehen Sie vor

Eine Praxismanagerin bereiten Sie in drei Schritten vor: Zuständigkeiten eintragen, die passende Variante mit dem eigenen Fallwert rechnen, die Prüfgröße festlegen.

1. Zuständigkeiten eintragen. Tragen Sie zu jeder Zeile der Tabelle der Aufgabenfelder einen Namen ein: wer vorbereitet, wer entscheidet. Bleiben bei der Inhaberin mehr als die Zeilen, die sie nach der zweiten Tabelle nicht abgeben kann, ist das der Ansatzpunkt für eine Übertragung.
2. Die passende Variante rechnen. Nehmen Sie die Zeile der Kostentabelle, die für Ihre Praxis in Frage kommt, mit dem eigenen Fallwert statt des Bundeswerts, dem tatsächlichen Berufsjahr und, wenn die bisherigen Aufgaben der MFA weiterlaufen müssen, den Ersatzstunden.
3. Die Prüfgröße festlegen. Legen Sie vorher fest, an welcher Größe Sie nach zwei Quartalen prüfen, ob die Übertragung trägt: zusätzliche Fälle, weniger Überstunden der Inhaberin oder weniger Korrekturen der Abrechnung. Zeigt keine dieser Größen eine Bewegung, wird zuerst der Zuschnitt geprüft: welche Aufgaben tatsächlich übergegangen sind und ob die freie ärztliche Zeit in die Sprechstunde geht. Die Eingruppierung soll nach dem Tarif im Arbeitsvertrag vereinbart sein; ob und wie sie sich ändern ließe, ist eine Frage für die arbeitsrechtliche Beratung.

Für den Abrechnungsteil des Monatstermins zeigt das Abrechnungs-Controlling Praxismanager von MediPulse die Leistungen nach Abrechnungsart, Ärztin und Ziffer bereits im laufenden Quartal, also bevor die Sammelerklärung abgegeben wird. Wer dafür neue Werkzeuge neben dem Praxisverwaltungssystem einführt, findet das Vorgehen im Beitrag zur Praxissoftware.

Häufige Fehler

• Eine Praxismanagerin einstellen, ohne Aufgaben von der Inhaberin abzuziehen. Dann steigen die Personalkosten, und die ärztliche Zeit bleibt, wo sie war.
• Den Aufstieg einer MFA wie eine neue Stelle behandeln. Er bezahlt vorhandene Stunden höher; wer die bisherigen Aufgaben der MFA weiter erledigt haben will, rechnet die Ersatzstunden dazu.
• Die Sammelerklärung als Formsache behandeln. Sie gibt die abrechnende Ärztin ab, auch wenn die Abrechnung vollständig vorbereitet ist.
• Arbeitsschutzaufgaben mündlich übertragen. Das Gesetz sieht die Beauftragung schriftlich vor; ohne sie ist unklar, wer was in eigener Verantwortung tut.
• Den Aufstieg einer MFA beschließen und den Zielwert der Personalkostenquote nicht nachziehen. Die Kennzahl meldet dann im Folgemonat eine Abweichung, die eine bewusste Entscheidung war.
• Den Titel bezahlen statt die Tätigkeit. Der Tarif gruppiert nach ausgeübter Tätigkeit und angewendeter Fortbildung, nicht nach der Bezeichnung.
• Qualitätsmanagement erst bei der Stichprobe dokumentieren. Die Richtlinie verlangt die Umsetzung innerhalb von drei Jahren nach der Zulassung und danach die Weiterentwicklung, nicht die Vorlage auf Anforderung.

Rechtsstand und Vorbehalte

Die Rechtsangaben folgen dem Wortlaut von § 135a, § 390 und § 95e SGB V, § 19a Ärzte-ZV, § 23 IfSG, § 38 BDSG, §§ 5, 6 und 13 ArbSchG, § 630f BGB, §§ 3 und 4 TVG, § 295 Absatz 4 SGB V, Artikel 37 DSGVO, dem Bundesmantelvertrag-Ärzte, Stand 1. November 2026 (§ 17 Absatz 1c, § 21 Absatz 1, § 35 Absatz 2) sowie der Qualitätsmanagement-Richtlinie des G-BA, zuletzt geändert am 18. Juni 2026. Hygienepläne können die Länder für Arztpraxen, in denen invasive Eingriffe vorgenommen werden, per Verordnung vorschreiben; ob Ihre Praxis darunter fällt, regelt die Verordnung Ihres Landes. Den Wortlaut der Sammelerklärung legt nach § 35 Absatz 2 BMV-Ä die Kassenärztliche Vereinigung im Benehmen mit den Verbänden der Krankenkassen fest; die Abrechnungsdaten selbst werden nach § 295 Absatz 4 SGB V elektronisch übermittelt, das Nähere regelt die Kassenärztliche Bundesvereinigung. Die Beschreibung der Sammelerklärung als Garantie und als Voraussetzung des Honoraranspruchs und die Angaben dazu, wer in Berufsausübungsgemeinschaft und MVZ unterschreibt, folgen den Hinweisen der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns; wie andere Kassenärztliche Vereinigungen das regeln, klären die Quellen dieses Beitrags nicht, maßgeblich ist das Formular der eigenen. Die Zählung beim Datenschutzbeauftragten folgt dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, der schreibt: „Weil wir bisher bei der Beschäftigten-Grenze auch den Arzt, Apotheker usw. als Chef der Praxis mitgezählt haben, ist ein Datenschutzbeauftragter ab 19 Mitarbeitern zu bestellen.“ Wer nahe an der Schwelle liegt, fragt bei der Aufsichtsbehörde des eigenen Landes nach, wie sie zählt.

Die Kostenrechnungen sind eigene Rechnungen aus Tarifwerten und Mittelwerten des Statistischen Bundesamts für die Allgemeinmedizin; in anderen Fachgebieten ändern sich Einnahmen und damit die Prozentpunkte, für die eigene Praxis zählen die eigenen Einnahmen. Sonderzahlungen und Zuschläge sind nicht eingerechnet und kommen bei der eigenen Rechnung hinzu. Der Aufschlag für den Sozialaufwand enthält neben den gesetzlichen auch freiwillige Sozialaufwendungen; gesetzlich waren in der Allgemeinmedizin 91,3 Prozent davon. Wer eigene freiwillige Leistungen gesondert ansetzt, rechnet deshalb nur mit dem gesetzlichen Teil von rund 22,3 Prozent der Bruttoentgelte (eigene Rechnung), sonst sind sie doppelt gezählt. Die Angaben in diesem Beitrag sind allgemeine Information und ersetzen keine Rechts-, Steuer- oder Arbeitsrechtsberatung.

Fazit

Praxismanagement ist Pflichterfüllung und Steuerung zugleich, und für beides stellt sich die Frage, wer in der Praxis was vorbereitet und wer entscheidet. Die Pflichten lassen sich organisieren und weitgehend vorbereiten, die Verantwortung für Abrechnung, Dokumentation, Infektionshygiene und Arbeitgeberpflichten nicht. Ob sich eine Praxismanagerin trägt, ist eine Rechnung: Der Aufstieg einer erfahrenen MFA von Gruppe I auf V kostet in Vollzeit nach Tarif 2026 rund 12.730 Euro im Jahr mehr, rund 2,2 Prozentpunkte Personalkostenquote in der allgemeinmedizinischen Durchschnittspraxis (eigene Rechnung). Er rechnet sich ab 44 zusätzlichen hausärztlichen Behandlungsfällen je Quartal, mit 10 Wochenstunden Ersatz (Annahme) für die bisherigen Aufgaben der MFA ab 84 (eigene Rechnung, Fallwert 73,40 Euro, KBV, drittes Quartal 2024), und nur, wenn die frei werdende ärztliche Zeit tatsächlich in die Sprechstunde geht.

Quellen

• Bundesärztekammer: Gehaltstarifvertrag für Medizinische Fachangestellte ab 01.01.2025, Tabelle ab 01.01.2026 (PDF)
• Statistisches Bundesamt, Statistischer Bericht Kostenstrukturstatistik im medizinischen Bereich 2024
• Kassenärztliche Bundesvereinigung: Honorarbericht Quartal 3/2024 (PDF)
• Kassenärztliche Bundesvereinigung und GKV-Spitzenverband: Bundesmantelvertrag-Ärzte, Stand 1. November 2026 (PDF)
• Gemeinsamer Bundesausschuss: Qualitätsmanagement-Richtlinie, zuletzt geändert am 18. Juni 2026 (PDF)
• Kassenärztliche Vereinigung Bayerns: FAQ zur Sammelerklärung (PDF)
• Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: Datenschutzbeauftragte im Gesundheitsbereich
• § 135a SGB V: Verpflichtung der Leistungserbringer zur Qualitätssicherung
• § 390 SGB V: IT-Sicherheit in der vertragsärztlichen und vertragszahnärztlichen Versorgung
• § 95e SGB V: Berufshaftpflichtversicherung
• § 87a SGB V: Regionale Euro-Gebührenordnung, Morbiditätsbedingte Gesamtvergütung, Behandlungsbedarf der Versicherten
• § 19a Zulassungsverordnung für Vertragsärzte (Ärzte-ZV)
• § 23 IfSG: Nosokomiale Infektionen, Resistenzen
• § 38 BDSG: Datenschutzbeauftragte nichtöffentlicher Stellen
• § 5 ArbSchG: Beurteilung der Arbeitsbedingungen
• § 6 ArbSchG: Dokumentation
• § 13 ArbSchG: Verantwortliche Personen
• § 630f BGB: Dokumentation der Behandlung
• Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung (EUR-Lex)
• Bezirksärztekammer Nordwürttemberg: Fachwirt/in für ambulante medizinische Versorgung
• Landesärztekammer Hessen: Aufstiegsfortbildung Fachwirt/Fachwirtin für ambulante medizinische Versorgung
• § 3 TVG: Tarifgebundenheit
• § 4 TVG: Wirkung der Rechtsnormen
• § 295 SGB V: Übermittlungspflichten bei ärztlichen Leistungen