Ausfallhonorar in der Arztpraxis: was ein Ausfall kostet

Ein ausgefallener hausärztlicher Sprechstundentermin kostet eine Arztpraxis nach eigener Rechnung zwischen null Euro aus der Pauschale und etwa dem Wert eines durchschnittlichen Behandlungsfalls, 73,40 Euro je Fall laut KBV-Honorarbericht für das dritte Quartal 2024. Lange vorbereitete Termine und Privatleistungen können mehr kosten. Den Unterschied machen zwei Dinge: ob ohne den Termin ein Honorar wegfällt und ob die freie Zeit mit Arbeit gefüllt wird, die sonst nicht angefallen wäre. Das Gesetz knüpft ein Ausfallhonorar an eine verwandte Bedingung. Nach § 615 Satz 2 BGB muss sich die Praxis anrechnen lassen, was sie in der frei gewordenen Zeit anderweitig verdient.

Wer weiß, welche Ausfälle Geld kosten, weiß deshalb auch, wo eine Vereinbarung über ein Ausfallhonorar tragen kann und wo sie nur Verwaltung erzeugt.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Schaden hängt an der Terminart. Ein hausärztlicher Kassen-Folgetermin, dessen Versichertenpauschale im Quartal schon abgerechnet ist, kostet beim Ausfall nichts aus dieser Pauschale, wohl aber Einzelleistungen und kontaktabhängige Zuschläge. Bei einem Privatpatienten mit Beratung und symptombezogener Untersuchung zum 2,3fachen Satz sind es 21,44 Euro. Ein hausärztlicher Neupatient, dessen Fall ganz entfällt, kostet mit Versichertenpauschale und Vorhaltepauschale 30,83 bis 44,98 Euro vor deren Ab- und Aufschlägen und höchstens etwa den Durchschnittsfall von 73,40 Euro (eigene Rechnungen).
• Nachbesetzung hilft nur, wenn sie zusätzliches Honorar bringt. Rückt ein Kassenpatient nach, der im Quartal ohnehin gekommen wäre, bleibt ein entfallener Fall verloren (eigene Herleitung).
• Häufigkeit: In einer Online-Umfrage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung 2023 berichteten sieben von zehn Praxen von Problemen mit verpassten Terminen; bei rund 44 Prozent der betroffenen Praxen ging es um 5 bis 10 Prozent aller Termine.
• Rechtlich: Ein Anspruch aus Annahmeverzug nach § 615 BGB kommt nach der Darstellung von Fachanwalt Bernd Halbe etwa in Bestellpraxen und bei vorbereiteten Eingriffen in Betracht. Bei gesetzlich Versicherten steht er neben einer Regel des Bundesmantelvertrags, die Vergütungsforderungen an Versicherte auf benannte Fälle begrenzt; das Verhältnis ist offen.
• Stellgröße ist die eigene Ausfallquote, getrennt nach Terminart. Erst sie zeigt, ob Erinnerung, Warteliste, Ersatztermin im Quartal, Bestätigung oder Vereinbarung das passende Mittel ist.

Was kostet ein ausgefallener Arzttermin?

Ein ausgefallener hausärztlicher Sprechstundentermin kostet die Praxis das Honorar, das ohne ihn verloren geht, und das reicht nach eigener Rechnung von null Euro aus der Pauschale bis etwa zum hausärztlichen Durchschnittsfall von 73,40 Euro (KBV-Honorarbericht, drittes Quartal 2024). Beides ist je Terminart sehr verschieden, und deshalb führt ein einziger Betrag je Ausfall in die Irre.

Konstellation	Honorar, das ohne zusätzliche Arbeit fehlt (eigene Rechnung)	Grundlage
Hausärztlicher Kassen-Folgetermin, Versichertenpauschale im Quartal schon abgerechnet	0 € aus der Pauschale; es fehlen Einzelleistungen und kontaktabhängige Zuschläge, etwa 03221 mit 5,10 €	03000 einmal im Behandlungsfall; 03221 verlangt mindestens zwei persönliche Kontakte (EBM 4/2026)
Privatpatient, Beratung und symptombezogene Untersuchung (GOÄ 1 und 5)	21,44 €	Je 80 Punkte, Punktwert 5,82873 Cent, 2,3fach, je Nummer 10,72 €
Privatpatient, eingehende Beratung ab 10 Minuten und Untersuchung (GOÄ 3 und 5)	30,83 €	150 und 80 Punkte, Punktwert 5,82873 Cent, 2,3fach, 20,11 € und 10,72 €
Hausärztlicher Neupatient, dessen Fall entfällt, Versichertenpauschale und Vorhaltepauschale	30,83 bis 44,98 €	03000 nach Altersstufe 14,52 bis 28,67 € zuzüglich 03040 mit 16,31 €, ohne deren Ab- und Aufschläge (EBM 4/2026)
Hausärztlicher Kassenfall im Durchschnitt, als Obergrenze für einen Fall mit einem Kontakt	73,40 €	Bundesweiter Honorarumsatz je Behandlungsfall, drittes Quartal 2024; fachärztlich 84,03 €

Die Beträge sind Rechnungen dieses Beitrags aus dem Gebührenverzeichnis der GOÄ, dem Bewertungsmaßstab und dem KBV-Honorarbericht. Jede GOÄ-Nummer ist einzeln auf den Cent gerundet und dann addiert. Der Fallwert von 73,40 Euro ist ein Durchschnitt über alle hausärztlichen Fälle, mit allen Kontakten, Zuschlägen und Einzelleistungen; ein Fall, der nur aus einem ausgefallenen Erstkontakt bestanden hätte, liegt in aller Regel darunter.

Die hausärztliche Versichertenpauschale 03000 ist nach dem Bewertungsmaßstab einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig und verlangt einen persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt oder einen Kontakt in der Videosprechstunde; wie sie nach Alter gestaffelt ist, zeigt der Beitrag zur EBM-Abrechnung. Ist ihr Leistungsinhalt im Quartal schon erfüllt, ändert ein späterer ausgefallener Kontrolltermin an ihr nichts (eigene Herleitung). Verloren sind dann die Einzelleistungen dieses Termins und kontaktabhängige Zuschläge: Der Zuschlag 03221 für die intensive Betreuung chronisch Kranker verlangt mindestens zwei persönliche Kontakte, und fällt der zweite aus, fehlen 5,10 Euro. Für fachärztliche Grundpauschalen gilt die Rechnung nur, wenn ihre Legende ebenso einmal im Behandlungsfall lautet; das ist je Position nachzusehen.

Ausfälle von Neupatientinnen und Neupatienten wiegen deshalb anders als Ausfälle von Bestandspatienten. Wer zum ersten Termin nicht erscheint und im Quartal nicht wiederkommt, nimmt den ganzen Fall mit, in der Hausarztpraxis die Versichertenpauschale und die Vorhaltepauschale 03040, diese nach ihren Ab- und Aufschlägen. Dasselbe gilt für einen Bestandspatienten, dessen erster Termin im Quartal ausfällt und nicht nachgeholt wird. Die Vorhaltepauschale setzt die Kassenärztliche Vereinigung einmal im Behandlungsfall zu, sofern sie nicht entfällt, mit 128 Punkten oder 16,31 Euro vor Ab- und Aufschlägen; welche Ab- und Aufschläge sie verschieben, rechnet der Beitrag zur Vorhaltepauschale durch.

Liegt die Praxis im Quartal unter zehn Impfleistungen, greift ein Abschlag von 40 Prozent auf die 03040; bei 400 bis 1.200 Fällen je Arzt beginnt die Neupatienten-Zeile dann bei 24,31 statt 30,83 Euro. Mit dem Aufschlag über 1.200 Fällen reicht sie bis 46,12 Euro, ohne die Zuschläge 03041 und 03042 (eigene Rechnung). Wie viel ein Neupatientenfall in der eigenen Praxis bringt, ergibt sich aus dem eigenen Fallwert für Neupatienten, nicht aus dem Durchschnitt aller Fälle.

Wann eine Nachbesetzung den Verlust ausgleicht

Eine Nachbesetzung gleicht den Verlust nur aus, wenn der nachrückende Termin Honorar bringt, das ohne die Lücke nicht entstanden wäre (eigene Herleitung). Bei Privatpatienten ist das jede zusätzlich erbrachte Leistung. Bei gesetzlich Versicherten wird das Honorar dagegen je Fall bezahlt: Rückt eine Patientin nach, die im selben Quartal ohnehin gekommen wäre, bringt ihr vorgezogener Termin keinen neuen Fall, und ein entfallener Fall des Ausfallenden bleibt verloren. Ausgeglichen wird er erst, wenn die Lücke einer Patientin zugutekommt, die die Praxis sonst abgewiesen hätte, oder wenn sie eine Leistung trägt, die sonst nicht erbracht worden wäre. Holt umgekehrt der Ausfallende seinen Termin im selben Quartal nach, entfällt sein Fall gar nicht.

Für das Jahr lässt sich das mit wenigen eigenen Zahlen überschlagen. Als Beispiel, mit Festlegungen dieses Beitrags: 400 vergebene Termine im Monat, 5 Prozent davon fallen aus, die Hälfte der Lücken wird mit Arbeit gefüllt, die sonst nicht angefallen wäre, und die Ausfallenden holen den Termin im selben Quartal nicht nach. Das sind 20 Ausfälle im Monat, 240 im Jahr und 120 Termine, deren Honorar fehlt. Je nachdem, welche Zeile der Tabelle diese 120 Termine trifft, ergibt sich:

Wenn die 120 Termine …	Honorar im Jahr (eigene Rechnung)	Arztzeit im Jahr
Kassen-Folgetermine mit abgerechneter Versichertenpauschale betreffen	0 € aus der Pauschale, dazu Einzelleistungen und Zuschläge	20 Stunden
Privatpatienten mit GOÄ 1 und 5 betreffen	2.573 €	20 Stunden
Hausärztliche Neupatienten betreffen, deren Fall nur aus 03000 und 03040 bestanden hätte	3.700 bis 5.398 €	20 Stunden
Privatpatienten mit GOÄ 3 und 5 betreffen, je 15 Minuten	3.700 €	30 Stunden
Hausärztliche Fälle in Höhe des Durchschnitts betreffen, als Obergrenze	8.808 €	20 Stunden

Alle Werte sind eigene Rechnungen, aus den Centbeträgen je Termin gerechnet und auf volle Euro gerundet; 400 Termine, 5 Prozent, die Hälfte, kein Nachholen im Quartal sowie 10 und 15 Minuten sind Festlegungen dieses Beitrags. Dass der untere Wert der Neupatienten-Zeile und die Zeile mit GOÄ 3 und 5 beide bei 30,83 Euro je Termin und 3.700 Euro im Jahr liegen, ist ein Zufall der Punktwerte; die Neupatienten-Zeile gilt vor den Ab- und Aufschlägen der Vorhaltepauschale. Bei einer Ausfallquote von 10 Prozent verdoppeln sich Honorar und Zeit. Die eigene Zahl entsteht, indem die eigenen Termine, die eigene Quote und der eigene Anteil an Lücken mit zusätzlicher Arbeit an die Stelle der Festlegungen treten.

Die Spanne von 0 Euro aus der Pauschale bis 8.808 Euro bei identischer Ausfallquote zeigt, warum die Quote allein nichts entscheidet. Zwei Praxen mit je 5 Prozent Ausfall können wirtschaftlich in ganz verschiedener Lage sein. Wer Nachfrage abweist, verliert mit jeder leeren Stunde, was eine Stunde einbringt; wie sich das je Minute nach dem Bewertungsmaßstab beziffern lässt, zeigt der Beitrag zum Honorar je Minute. Wer keine Nachfrage abweist, verliert vor allem Leerlauf.

Wie schwer die Privatzeilen wiegen, hängt am Privatanteil. Der Privatanteil an den Einnahmen je Inhaber:in lag laut Zi-Praxis-Panel im Berichtsjahr 2023 über alle Fachgebiete bei 16,1 Prozent und in der hausärztlichen Versorgung bei 10,5 Prozent. Das ist ein Anteil an den Einnahmen, kein Anteil an den Terminen; wie viele Termine privat sind, zeigt nur der eigene Kalender. Die Anteile je Fachgebiet stehen im Beitrag zu den Privateinnahmen.

Wie häufig Termine ausfallen

In einer Online-Umfrage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung 2023 berichteten sieben von zehn Praxen von Problemen mit verpassten Terminen, und bei rund 44 Prozent der betroffenen Praxen ging es um 5 bis 10 Prozent aller Termine (Deutsches Ärzteblatt). Bei rund 16 Prozent der Praxen sind nach derselben Wiedergabe bis zu einem Fünftel aller Termine betroffen; die Ergebnisübersicht bei Quintessence ordnet diesen Anteil der Klasse 10 bis 20 Prozent zu. Eine amtliche Statistik zu nicht wahrgenommenen Arztterminen nennen die hier gelesenen Quellen nicht.

Diese Zahlen tragen einen Vorbehalt, der für die eigene Rechnung zählt. Die KBV ist die Interessenvertretung der Vertragsärzte und hat die Umfrage mit der Forderung verbunden, die Krankenkassen sollten eine Ausfallgebühr zahlen. Wie die Teilnehmenden ausgewählt wurden, beschreiben die gelesenen Wiedergaben nicht. Die Umfrage taugt damit als Hinweis auf eine Größenordnung, nicht als Maßstab, an dem die eigene Praxis gut oder schlecht abschneidet. Den Maßstab liefert die eigene Quote im Zeitvergleich.

Gemessen wird sie als versäumte Termine plus Absagen ohne ausreichenden Vorlauf, geteilt durch vergebene Termine, je Monat aus dem Terminkalender. Als zu kurzfristig setzt dieser Beitrag eine Absage weniger als 24 Stunden vorher, angelehnt an die Grenze, die Gerichte nach der Darstellung von Halbe meist ansetzen. Damit die Rechnung oben mit eigenen Zahlen aufgeht, bekommt jeder Ausfall im Kalender drei Markierungen: ob er der erste Kontakt im Quartal war, ob die Lücke mit zusätzlicher Arbeit gefüllt wurde und ob der Termin im selben Quartal nachgeholt wurde. Der Beitrag zu den Praxiskennzahlen führt den Terminkalender ausdrücklich als eigene Datenquelle neben Abrechnung, BWA und Konto, weil diese Größe in keiner Buchhaltung steht.

Wann dürfen Ärzte ein Ausfallhonorar nehmen?

Ein Ausfallhonorar kommt auf zwei Wegen in Betracht: kraft Gesetzes aus Annahmeverzug nach § 615 BGB, wenn der Termin kalendermäßig bestimmt war, wobei anzurechnen ist, was die Praxis in der Zeit anderweitig verdient, oder aus einer vorab getroffenen Vereinbarung, die der Inhaltskontrolle standhält.

Ohne Vereinbarung: Annahmeverzug nach § 615 BGB

Ohne Vereinbarung kommt ein Ausfallhonorar aus Annahmeverzug in Betracht, also wenn die Patientin einen fest für sie bestimmten Termin nicht wahrnimmt. Der Behandlungsvertrag nach § 630a BGB verpflichtet die Praxis zur Behandlung und die Patientin zur Vergütung, soweit nicht ein Dritter zahlt. Nach § 630b BGB gelten für ihn die Vorschriften über das Dienstverhältnis, und damit § 615 BGB: Kommt die Patientin mit der Annahme der Dienste in Verzug, kann die Praxis die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne nachleisten zu müssen. Ein ausdrückliches Angebot der Praxis ist nach § 296 BGB entbehrlich, wenn für die Handlung der Patientin eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist.

Ob ein vereinbarter Behandlungstermin eine solche kalendermäßige Bestimmung ist, entscheidet der Einzelfall. Der Bundesgerichtshof hat dazu im Urteil vom 12. Mai 2022 (III ZR 78/21) in den Leitsätzen festgehalten, dass sich eine schematische Betrachtung verbietet; maßgeblich sind die Interessenlage, die Terminorganisation der Praxis und deren Erkennbarkeit für die Patientin. Der Fall betraf eine Ergotherapiepraxis, und nach der Kurzfassung der Juristischen Fakultät der Universität Hannover fiel keine Ausfallgebühr an, weil der Termin wegen eines Corona-Verdachts nicht wahrgenommen worden war.

Wirtschaftlich entscheidend ist der zweite Satz von § 615 BGB. Die Praxis muss sich anrechnen lassen, was sie infolge des Ausfalls erspart oder durch anderweitige Verwendung ihrer Dienste erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt. Nach der Darstellung des Fachanwalts Bernd Halbe im Deutschen Ärzteblatt von 2023 scheitert der Anspruch deshalb oft daran, dass die Praxis ein volles Wartezimmer hat und in der frei gewordenen Zeit andere Patientinnen und Patienten behandeln kann. In Betracht kommt er nach derselben Darstellung etwa in Bestellpraxen, in denen Patientinnen und Patienten für einen konkreten Zeitpunkt in die Praxis gebeten werden, und bei vorbereiteten Eingriffen wie ambulanten Operationen; die Höhe bemisst sich laut Halbe nach der GOÄ. Das liegt nahe an der Unterscheidung oben, ist aber nicht dieselbe: Das Gesetz fragt, ob die Praxis anderweitig verdient hat, die Kostenrechnung zusätzlich, ob dieser Verdienst ohne die Lücke ohnehin angefallen wäre.

Mit Vereinbarung: Pauschale im Behandlungsvertrag

Mit einer vorab getroffenen Vereinbarung kann eine Praxis ein Ausfallhonorar nach der Darstellung von Halbe auch über den gesetzlichen Fall hinaus verlangen. Solche Vereinbarungen sind danach in der Regel Allgemeine Geschäftsbedingungen und nach § 307 BGB unwirksam, wenn sie die Patientin unangemessen benachteiligen. Wann das der Fall ist, beurteilen die Gerichte nach derselben Darstellung uneinheitlich: Das Amtsgericht Hamburg-Wandsbek (713 C 238/18) und das Landgericht Kleve (6 S 139/20) verlangten eine Ausnahme für unverschuldet versäumte Termine, das Landgericht Berlin (55 S 310/04) nicht. Als rechtzeitige Absage gelten nach Halbe meist 24 Stunden, vereinzelt wurden 48 Stunden als zulässig angesehen. Eine Klausel mit einer Ausnahme für unverschuldete Ausfälle, etwa bei Krankheit, ist nach eigener Einschätzung dieses Beitrags deshalb die vorsichtigere Wahl.

Für pauschalierten Schadensersatz in Geschäftsbedingungen zieht § 309 Nummer 5 BGB zwei Grenzen: Die Pauschale darf den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden nicht übersteigen, und der Patientin muss ausdrücklich der Nachweis gestattet sein, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. Ob ein Ausfallhonorar als solcher Schadensersatz einzuordnen ist oder als Vergütung nach § 615 BGB, beantworten die hier gelesenen Quellen nicht. Nach eigener Einschätzung dieses Beitrags lohnt es sich, beide Grenzen trotzdem einzuhalten. Das heißt: Die Pauschale liegt höchstens beim Terminhonorar aus der Tabelle oben, multipliziert mit dem Anteil der Lücken dieser Terminart, die laut Markierung im Kalender nicht gefüllt wurden. Dazu kommt ein Satz, der den Gegenbeweis zulässt.

Berufsrechtlich verlangt § 12 der (Muster-)Berufsordnung, dass eine Honorarforderung angemessen ist, mit der GOÄ als Grundlage, und dass bei einer Honorarvereinbarung auf die Einkommens- und Vermögensverhältnisse der Zahlungspflichtigen Rücksicht genommen wird. Auf Antrag äußert sich die Ärztekammer gutachterlich zur Angemessenheit. Bindend ist die Berufsordnung der eigenen Landesärztekammer, nicht das Muster.

Gesetzlich Versicherte: offene Fragen vor jeder Rechnung

Ein Vergütungsanspruch nach § 615 BGB richtet sich nach den Leitsätzen des Bundesgerichtshofs im Urteil vom 12. Mai 2022 (III ZR 78/21) auch gegen gesetzlich krankenversicherte Patientinnen und Patienten. Von der Krankenkasse ist er nicht zu holen: Versicherte erhalten ihre Leistungen nach § 2 Absatz 2 SGB V als Sach- und Dienstleistungen, und nach Nummer 2.1 der Allgemeinen Bestimmungen des Bewertungsmaßstabes ist eine Gebührenordnungsposition nur berechnungsfähig, wenn ihr Leistungsinhalt vollständig erbracht ist. Ein ausgefallener Termin erbringt keinen. Eine von den Kassen zu zahlende Ausfallgebühr hat die Kassenärztliche Bundesvereinigung 2023 gefordert; der GKV-Spitzenverband hat das nach dem Deutschen Ärzteblatt abgelehnt.

Daneben steht der Bundesmantelvertrag-Ärzte. Nach § 18 Absatz 8 darf der Vertragsarzt von einem Versicherten eine Vergütung nur fordern, wenn die Gesundheitskarte nicht vorgelegt und nicht nachgereicht wird, wenn eine Privatbehandlung vor ihrem Beginn ausdrücklich verlangt und schriftlich bestätigt ist, oder wenn er Leistungen, die nicht zur Kassenversorgung gehören, vorher schriftlich zugestimmt hat. Ein Ausfallhonorar ist keiner dieser Fälle. Wie diese Begrenzung zum Leitsatz des Bundesgerichtshofs steht, klären die hier gelesenen Quellen nicht. Nach § 13 Absatz 7 darf der Vertragsarzt die Behandlung eines Versicherten außerdem nur in begründeten Fällen ablehnen; ob die verweigerte Unterschrift unter eine Ausfallvereinbarung ein solcher Fall ist, beantworten die Quellen ebenfalls nicht.

Für die Praxis folgt daraus: Bevor eine Rechnung über ein Ausfallhonorar an gesetzlich Versicherte geht, gehört die Frage zur eigenen Kassenärztlichen Vereinigung oder zu einer Fachanwältin für Medizinrecht. Die Behandlung gesetzlich Versicherter von einer solchen Unterschrift abhängig zu machen, gehört nicht in die Praxisorganisation, bis das geklärt ist.

Wie Praxen Ausfälle senken

Ausfälle senkt am ehesten die Maßnahme, die an dem Muster ansetzt, das die eigene Messung zeigt; eine allgemeine Rangfolge belegen die hier gelesenen Quellen nicht. Deshalb steht die getrennte Messung vor jeder Maßnahme, und die Maßnahme folgt aus dem Ergebnis.

Wenn die eigene Messung zeigt …	Dann setzt an …	Weil …
Viele Absagen mit mehreren Tagen Vorlauf	Eine Warteliste für frühere Termine, sofern sie Patientinnen aufnimmt, die sonst abgewiesen würden	Nur dann bringt die gefüllte Lücke Honorar, das ohne sie nicht entstanden wäre
Viele Ausfälle ohne Absage oder am selben Tag	Eine Erinnerung vor dem Termin mit einfachem Weg zur Absage	Aus einem Nichterscheinen soll eine Absage mit Vorlauf werden, die eine Warteliste auffangen kann
Viele Ausfälle bei online gebuchten Neupatienten	Einen Bestätigungsschritt nach der Buchung, ohne Bestätigung wird der Termin wieder frei	Hier entfällt am ehesten ein ganzer Fall, und Neupatienten haben vorher nichts unterschrieben
Ausfälle bei langen, vorbereiteten Terminen oder Privatleistungen	Eine schriftliche Ausfallvereinbarung vorab	Dort ist der Schaden am greifbarsten, und ein Anspruch kommt am ehesten in Betracht
Ausfälle beim ersten Termin von Bestandspatienten im Quartal	Aktiv einen Ersatztermin im selben Quartal anbieten	Wird er nachgeholt, entfällt der Fall nicht
Ausfälle bei Bestandspatienten mit bereits abgerechneter Pauschale	Keine Ausfallvereinbarung, sondern Terminlänge und Einbestellung prüfen	Der Honorarverlust ist gering, und bei vollem Wartezimmer scheitert ein Anspruch nach Halbe oft

Die Zuordnung ist eine eigene Herleitung dieses Beitrags aus der Kostenrechnung oben, kein Ergebnis einer Studie. Ob eine Maßnahme wirkt, zeigt erst dieselbe Quote vorher und nachher.

Bei der Online-Buchung lautet die Prüffrage, welche Terminarten freigegeben werden. Nach der Herleitung dieses Beitrags eignen sich Anlässe mit klarer Dauer, etwa Kontrollen, Impfungen oder Folgetermine, eher als Erstkontakte, bei denen vorher zu klären ist, ob die Praxis passt; belegen lässt sich das nur mit der eigenen Quote je Buchungsweg. Wie ein solches Werkzeug neben dem Praxisverwaltungssystem ausgewählt und am eigenen Ablauf gemessen wird, beschreibt der Beitrag zur Auswahl von Praxissoftware. Für Selbstzahlerleistungen gehört die Kosteninformation vor den Termin, damit im Termin nicht erst geklärt wird, ob er stattfindet; was eine solche Leistung je Minute einbringt, rechnet der Beitrag zu IGeL in der Arztpraxis.

So gehen Sie vor

Erstens drei Monate lang getrennt messen. Ausfälle und Absagen unter 24 Stunden je Monat aus dem Terminkalender, aufgeteilt nach Kasse und privat, Neu- und Bestandspatienten, Buchungsweg und Vorlauf der Absage, dazu drei Markierungen je Ausfall: erster Kontakt im Quartal, ja oder nein; Lücke mit zusätzlicher Arbeit gefüllt, ja oder nein; Termin im selben Quartal nachgeholt, ja oder nein.

Zweitens jede Gruppe mit ihrem Wert belegen. Für gesetzlich versicherte Neupatienten den eigenen Fallwert dieser Gruppe, mindestens die eigene Grundpauschale samt Vorhaltepauschale, und als Obergrenze den Fallwert aus dem Honorarbescheid. Für Bestandspatienten mit bereits erfülltem Leistungsinhalt der Pauschale die Einzelleistungen und Zuschläge, die am ausgefallenen Kontakt hängen; für den ersten, nicht nachgeholten Termin im Quartal den eigenen Fallwert wie bei Neupatienten. Für Privatpatienten den Betrag der typischen GOÄ-Nummern dieses Termins; wie der Faktor den Betrag bewegt, zeigt der Beitrag zur GOÄ-Abrechnung. Abgerechnete Leistungen nach Abrechnungsart und Ziffer zeigt der Praxismanager von MediPulse schon im laufenden Quartal; die Ausfälle selbst kommen weiter aus dem Terminkalender.

Drittens entscheiden, und zwar je Ergebnis anders. Liegt der größte Betrag bei Neupatienten, gehört dorthin der Bestätigungsschritt; liegt er bei langen reservierten Terminen oder Privatleistungen, die Vereinbarung. Liegt er bei ersten Terminen von Bestandspatienten im Quartal, aktiv einen Ersatztermin im selben Quartal anbieten. Liegt er bei Bestandspatienten mit bereits abgerechneter Pauschale, lohnt keine Vereinbarung, sondern der Blick auf Terminlänge und Einbestellung; eine Warteliste nur dort, wo sie Patientinnen aufnimmt, die sonst abgewiesen würden. Nach drei Monaten dieselbe Messung wiederholen und die Quote je Gruppe gegen den Ausgangswert halten.

Häufige Fehler

• Jeden Ausfall mit demselben Betrag bewerten. Ein Kassen-Folgetermin eines Bestandspatienten kostet aus der Versichertenpauschale nichts, ein entfallender hausärztlicher Neupatientenfall nach der eigenen Rechnung 30,83 bis 44,98 Euro vor Ab- und Aufschlägen der Vorhaltepauschale und höchstens etwa den Durchschnittsfall von 73,40 Euro.
• Jede Nachbesetzung für einen Ausgleich halten. Rückt ein Kassenpatient nach, der im Quartal ohnehin gekommen wäre, bleibt ein entfallener Fall verloren.
• Ein Ausfallhonorar nur aushängen. Für den gesetzlichen Anspruch zählt nach den Leitsätzen des Bundesgerichtshofs die Terminorganisation im Einzelfall; ein Hinweis allein ersetzt keine Vereinbarung, und eine Vereinbarung ohne Ausnahme für unverschuldete Ausfälle hielten nach der Darstellung von Halbe einzelne Gerichte für unwirksam.
• Das Ausfallhonorar über die Quartalsabrechnung holen wollen. Eine Gebührenordnungsposition ist nur bei vollständig erbrachtem Leistungsinhalt berechnungsfähig, und gegenüber Versicherten begrenzt der Bundesmantelvertrag Vergütungsforderungen auf benannte Fälle.
• Die Umfragewerte der KBV als Zielwert nehmen. Sie stammen aus einer Online-Umfrage einer Interessenvertretung und zeigen eine Größenordnung, keinen Maßstab für die eigene Praxis.
• Online-Buchung ohne Messung je Terminart freigeben. Ob Erstkontakte dort häufiger ausfallen, zeigt erst die eigene Quote je Buchungsweg, und dort säße die teuerste Zeile.

Rechtsstand und Vorbehalte

Maßgeblich ist der Rechtsstand am 1. November 2026. Die Rechtsangaben folgen dem Wortlaut von § 615, § 296, § 630a, § 630b, § 307 und § 309 BGB, § 2 SGB V, § 13 und § 18 des Bundesmantelvertrags-Ärzte in der Fassung vom 1. November 2026, Nummer 2.1 der Allgemeinen Bestimmungen des Bewertungsmaßstabes, Stand 4/2026, und § 12 der (Muster-)Berufsordnung für Ärztinnen und Ärzte in der Fassung vom Mai 2026, dazu den amtlichen Leitsätzen des Bundesgerichtshofs zum Urteil vom 12. Mai 2022 (III ZR 78/21) und dem Beitrag von Bernd Halbe im Deutschen Ärzteblatt. Den Volltext des Urteils konnte dieser Beitrag nicht abrufen. Die bei Halbe genannten Entscheidungen des Amtsgerichts Hamburg-Wandsbek, des Landgerichts Kleve und des Landgerichts Berlin sind nicht im Volltext gelesen. Instanzgerichte haben zu Ausfallklauseln unterschiedlich entschieden, und das Verhältnis zwischen dem Leitsatz zu gesetzlich Versicherten und § 18 Absatz 8 des Bundesmantelvertrags ist in den gelesenen Quellen nicht geklärt. Vor der Einführung einer Vereinbarung gehört deren Text deshalb in eine rechtliche Prüfung.

Die Beträge je Termin und das Jahresbeispiel sind eigene Rechnungen; 400 Termine im Monat, 5 Prozent Ausfall, die Hälfte der Lücken mit zusätzlicher Arbeit, kein Nachholen im Quartal, 10 und 15 Minuten je Termin und die Grenze von 24 Stunden sind Festlegungen dieses Beitrags. In Tabellen und Jahresbeispiel ist die Vorhaltepauschale mit ihrem Grundbetrag eingerechnet; mit Impf-Abschlag oder Fallzahl-Aufschlag reicht die Neupatienten-Zeile von 24,31 bis 46,12 Euro. Der Fallwert von 73,40 Euro ist ein hausärztlicher Bundesdurchschnitt über alle Fälle; für die eigene Praxis zählt der eigene Fallwert, für Neupatienten der eigene Neupatientenfallwert. Für die eigene Vereinbarung braucht es eine Rechtsberatung im Einzelfall; dieser Beitrag gibt nur allgemeine Orientierung.

Fazit

Was ein Terminausfall kostet, entscheidet sich an zwei Fragen: ob ohne den Termin ein Honorar wegfällt und ob die Lücke Arbeit aufnimmt, die sonst nicht angefallen wäre. Für einen hausärztlichen Sprechstundentermin reicht das nach der eigenen Rechnung von null Euro aus der Pauschale bei Folgeterminen bis etwa zum Durchschnittsfall von 73,40 Euro laut KBV-Honorarbericht für das dritte Quartal 2024, und bei 120 Terminen ohne Ausgleich im Jahr von 0 Euro aus der Pauschale bis 8.808 Euro; lange vorbereitete Termine und Privatleistungen können mehr kosten. § 615 Satz 2 BGB zieht eine verwandte Linie: Angerechnet wird, was die Praxis in der Zeit anderweitig verdient, und nach der Darstellung von Halbe kommt ein Anspruch deshalb etwa in Bestellpraxen und bei vorbereiteten Eingriffen in Betracht. Wer seine Ausfälle nach Terminart misst, findet damit die Stelle, an der sich eine Vereinbarung oder ein Bestätigungsschritt lohnt, und die, an der Erinnerung, Ersatztermin im Quartal, Terminlänge, Einbestellung oder eine Warteliste mehr bringen.

Quellen

• Kassenärztliche Bundesvereinigung: Honorarbericht Quartal 3/2024 (PDF)
• Kassenärztliche Bundesvereinigung: Einheitlicher Bewertungsmaßstab, Stand 4/2026 (PDF)
• Kassenärztliche Bundesvereinigung und GKV-Spitzenverband: Bundesmantelvertrag-Ärzte (PDF)
• Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung, Zi-Praxis-Panel: Jahresbericht für die Berichtsjahre 2020 bis 2023 (PDF)
• Deutsches Ärzteblatt: Gassen ruft nach Ausfallhonoraren für nicht wahrgenommene Termine
• Quintessence: KBV fordert Ausfallgebühr für nicht abgesagte Termine
• Deutsches Ärzteblatt, Bernd Halbe: Vergütung, Ausfallhonorar für nicht wahrgenommene Arzttermine (Heft 47/2023)
• Leibniz Universität Hannover, Juristische Fakultät: BGH, Urteil vom 12.05.2022, III ZR 78/21, mit amtlichen Leitsätzen
• Bundesärztekammer: (Muster-)Berufsordnung für die in Deutschland tätigen Ärztinnen und Ärzte, Stand Mai 2026 (PDF)
• Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ), Gebührenverzeichnis
• Bürgerliches Gesetzbuch § 615: Vergütung bei Annahmeverzug und bei Betriebsrisiko
• Bürgerliches Gesetzbuch § 296: Entbehrlichkeit des Angebots
• Bürgerliches Gesetzbuch § 630a: Vertragstypische Pflichten beim Behandlungsvertrag
• Bürgerliches Gesetzbuch § 630b: Anwendbare Vorschriften
• Bürgerliches Gesetzbuch § 307: Inhaltskontrolle
• Bürgerliches Gesetzbuch § 309: Klauselverbote ohne Wertungsmöglichkeit
• Sozialgesetzbuch V § 2: Leistungen